השותפים בכתיבת נהלי ISO

לפני תחילת מלאכת כתיבת נהלים בהקמת מערכת איכות ISO, יש לקבוע מי הם הגורמים בארגון אשר יכתבו, יסייעו בכתיבה ולבסוף יאשרו את הנוהל. מומלץ לבחור את הגורמים בהתאם לניסיונם המקצועי, הכשרתם ומעמדם בהיררכיה הארגונית.

כותב הנוהל

• נוהל הוא תהליך ולכן כותב הנוהל חייב להיות איש תהליכים. האנשים המוכשרים ביותר לכתיבת נהלים באים בהכשרתם מתחום הנדסת תעשייה וניהול.
• כותב הנהלים לא חייב מלכתחילה להכיר את התהליך אולם הוא צריך להוות בעל יכולת לשאול ולתחקר את העובדים כך שהתהליך אשר ייכתב בנוהל יהיה סגור מכל הכיוונים.
• לכותב הנהלים נדרשת המיומנות לכתוב את הנוהל באופן פשוט, ברור וקצר. כותב נהלים יכול להבין במהירות את התהליכים אותם הוא מתעד בנוהל וכן את השפעת התהליך על תהליכים משיקים בארגון ומחוץ לארגון.
• יש החושבים כי עובד המכיר היטב את התהליך יכול גם לכתוב נהלים. אין ספק כי לעובד מנוסה הכותב נהלים יתרונות רבים, הן מבחינת חלוקת העומס של כתיבת נהלים על מספר רב של עובדים והן מבחינת שיתוף העובדים בתהליך ותחושת הצוות החותר למטרה משותפת. אולם הניסיון מוכיח כי עובד לא מיומן ומוכשר בכתיבת נהלים, כותב נהלים מסורבלים אשר בסופו של דבר לא משרתים את המטרה אשר לשמה נועדו הנהלים.

כתיבה טכנית

כתיבה טכנית היא בעלת חשיבות רבה במספר היבטים:

1. העברת מידע מורכב: היא מאפשרת להעביר מידע טכני מורכב בצורה ברורה ומובנת.

2. תיעוד: היא חיונית לתיעוד מוצרים, תהליכים ומערכות, מה שמסייע בתחזוקה ושימוש לאורך זמן.

3. הדרכה: היא מסייעת ביצירת מדריכים וחומרי הדרכה למשתמשים ועובדים.

4. תקשורת בין מומחים: היא מאפשרת תקשורת יעילה בין אנשי מקצוע מתחומים שונים.

5. בטיחות: היא חיונית להבטחת שימוש בטוח במוצרים ומערכות מורכבות.

6. תאימות לתקנים: היא מסייעת בעמידה בתקנים ודרישות רגולטוריות.

7. שיפור מוצרים: היא תורמת לזיהוי בעיות ושיפור מוצרים ותהליכים.

8. חיסכון בזמן ומשאבים: כתיבה טכנית טובה חוסכת זמן ומשאבים בטווח הארוך.

צוות הכנת הנוהל

רצוי למנות בנוסף לכותב הנוהל, אדם אחד או שנים בעלי ידע בתחום הנוהל ו/או בתחומים משיקים. האנשים הנוספים לא יכתבו את הנוהל אולם יתארו את התהליכים ויסייעו לכותב הנוהל לראות את תהליכי הנוהל מזוויות ראיה נוספות. חובה כי בצוות הנהלים יהיו עובדי הארגון בעלי הידע הרב ביותר כדי שבסופו של תהליך בכתיבת הנהלים המעשה יהיה תואם להלכה.

עובדי/מנהלי הארגון

בסיום כתיבת טיוטת הנהלים, מומלץ כי הנהלים יועבר לגורמים הרלוונטיים בארגון (עובדים, מנהלים) לצורך קבלת תגובות והתייחסויות. תגובתם של העובדים והמנהלים חשובה היות ובסופו של דבר הם יהיו אלו אשר יידרשו לעבוד על-פי הכתוב בנוהל. כמו-כן העובדים והמנהלים המכירים את העבודה היטב ויכולים כבר בשלב זה, לעלות נושאים אשר צוות הנוהל לא נתן להם תשומת לב מספקת או שכח אותם. לשלב זה יתרון נוסף – ניתן להתחיל ולקבל מידע ולחשוף על נקלה התנגדויות לשינוי.

מאשר הנוהל

בנוהל הנהלים או כפי שהוא מכונה ב- ISO נוהל בקרת מסמכים, צריך להגדיר את בעל התפקיד בארגון הרשאי לאשר נהלים. מאשרי הנהלים והוראות העבודה יהיו בדרך כלל מנהלי המחלקות הרלוונטיות לכל נוהל.

מעדכן הנהלים

רצוי כי מעדכן הנהלים יהיה בעל הכשרה בסיסית במתודולוגיית כתיבת נהלים. מומלץ מאוד כי כל שינוי בנהלים יחייב עיון מחדש של כל העובדים כדי להבטיח כי הכול נוטלים חלק בשינוי. כך ניתן למנוע מראש תגובות של עובדים כגון "אבל אף אחד לא אמר לי". כמובן שכל עדכון מחייב אישור מחדש של הנהלים המעודכנים ותהליך הפצת עדכון מסודר.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.