"פרויקט ERP לשדרוג מערכות הליבה של החברה הוערך ב – 200,000 ₪, אולם התברר כמורכב הרבה יותר ושוויו טיפס ל- 600,000 ₪."

בזמן האחרון אנו עדים לתופעה מדאיגה של ריבוי פניות לבתי משפט, במטרה לפתור סכסוכים על רקע אי עמידה בהבטחות ובהסכמים של חברות הנדסת תעשייה וניהול המיישמות ERP. יש להניח כי כאשר כבר התבצעה פנייה לבית משפט, לשני הצדדים נגרם נזק מהותי ששום פסק דין כבר לא יתקן.

תרחיש של פער עצום בין הערכת תקציב של החברה המיישמת מערכת ERP לבין העלות בפועל אינו דבר חריג. למה זה קורה? כיצד ניתן להימנע מכך? כיצד לתמחר פרויקט ERP כדי לתקצב אותו נכון? כיצד לבחור חברת ייעוץ ארגוני המתמחה ביישום ERP? מתי צריכה להידלק מנורה אדומה, המזהירה כי ייתכן וחברת הייעוץ המיישמת תפסיק את עבודה בטרם עת, בגלל שאינה מוכנה להפסיד יותר.

חברת הייעוץ יעד ניהול המתמחה בתחום הנדסת תעשייה וניהול, והייתה שותפה ביישום מערכות ERP במספר חברות הענק בישראל ובעלת ניסיון של שנים רבות במגוון תחומי ERP. במאמר זה ננסה לתרום ניסיוננו כדי להציג מספר נקודות מחשבה, לטובת מקבלי ההחלטות בארגונים העומדים לפניי יישום מערכת ERP או בוחנים שיפור יכולות המידע של הארגון.

להלן השלבים המומלצים לביצוע לפני תחילת יישום מערכת ERP בארגון:

ניתוח מצב קיים ואיתור נקודות תורפה

יישום מערכת ERP חדשה תייצר בדרך כלל שיטות ונהלי עבודה חדשים, אשר יחליפו פעילות ידנית או מערכות ממוחשבות קיימות. כיוון שכך, הארגון אינו זקוק למסמך עב כרס ויקר הכולל פרטי פרטים של התהליכים הקיימים בארגון. אולם מאידך אין לוותר על שלב זה.
המטרות של ניתוח מצב קיים הן:

• הגדרת כל התהליכים והצרכים של הארגון, כדי שיהיו ברורים לצורך תכנון היישום.
• איתור ומיפוי נקודות התורפה והסיכונים של הארגון.
• המלצות לשיפור שיטות ותהליכים אשר אינם קשורים בהכרח ליישום מערכת ERP.
• סיוע למקבלי ההחלטות בארגון, להבין את הצרכים והיתרונות ביישום מערכת ERP בארגון.

יש לציין כי לעוסקים במלאכה ברמה היום יומית קשה מאוד להתרומם ולראות את הצרכים נטו. לעובדים הפנימיים בארגון בדרך כלל יש נגיעות אישיות,הנובעות מחששות משינויים העלולים להזיק למעמדם או ותפקידם. כמו-כן קיים קושי להתנתק מקיבעון של דרכי העבודה המושרשות בארגון.
לצורך ניתוח המצב הקיים, מומלץ להשתמש גוף מקצועי חיצוני – חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בהנדסת תעשייה וניהול, בעל היכולת לשאול את השאלות הנכונות. השימוש בגוף חיצוני הינו בבחינת "אורח לרגע רואה כל פגע".

קבלת אישור עקרוני לתחילת יישום ERP

בשלב זה יש להציג להנהלה הבכירה בארגון, את המסמך המתאר את המצב הקיים, נקודות התורפה וההמלצות.
התהליך ימשיך רק כאשר ההנהלה הבכירה של הארגון תשתכנע כי יישום ERP חשוב מאוד ונדרש לארגון. בשלב זה יש להציג להנהלה הערכה גסה של עלות היישום. על הנהלת הארגון לבחון את היכולת ולהיערך לתקצוב המהלך.
שריון תקציב ו"ברכת הדרך" של ההנהלה הבכירה הנו ייסוד מהותי בכל התהליך.
יש לציין כי, יישום ERP הנו שינוי מהותי בארגון, עובדים החוששים לתפקידם כפועל יוצא של השינוי, עלולים להתנגד ולהכשיל את הפרויקט. גיבוי של ההנהלה הינו קריטי בשבירת התנגדויות אשר אינן אובייקטיביות.

קביעת מנהל פרויקט ERP מטעם הארגון

מנהל הפרויקט חייב להיות שותף מלא לאינטרסים של הארגון ונקי מאינטרסים זרים מול העובדים בתוך בארגון או ספקים חיצוניים.
על מנהל הפרויקט להכיר היטב את תהליכי העבודה בארגון, נקודות התורפה והאינטרסים של הפונקציות בארגון.
על הנהלת הארגון לתת גיבוי מלא להחלטות ולפעילות של מנהל הפרויקט.
מומלץ כי למנהל הפרויקט יהיה בעל רקע בהנדסת תעשייה וניהול, יכולת ניהול צוות, עמידה בלוחות זמנים ותקציב.

התנעה

על מנהל פרויקט ERP ליזום פגישת התנעה. לפגישה יש להזמין מנהלים, בעלי תפקידים ואנשי מפתח בארגון. בפגישה, מנהל הפרויקט יציג בקצרה את האתגרים בהם הארגון מתמודד, הדרכים לפתרון אשר חלקן יהיו ברמת שיפור שיטות והחלק המרכזי יהיה יישום מערכת ERP בארגון.
במעמד זה יש להדגיש את הצורך בשיתוף הפעולה של כולם בהצלחת היישום.
בפגישת ההנעה, על מנהל הפרויקט לבקש לקבל מהנוכחים המלצות על עובדים אשר יכולים להיות חברים בצוות אשר יוביל את היישום.

הקמת צוות פרויקט ERP

אחד החלקים החשובים ביותר ביישום מערכת ERP, הוא ההון האנושי. מומלץ כי כבר בשלב זה הארגון יקים את "צוות הפרויקט", אשר ישולבו בו עובדים בהם הארגון נותן אמון. רצוי כי בין חברי הצוות יכללו מובילי דעה בעלי השפעה על כלל העובדים בארגון.
צוות הפרויקט מיועד להיות גורם מוביל של תהליך היישום וההטמעה ובכך יקטין את התלות בגורמים חיצוניים.
במהלך פרויקט ה ERP, חלק מהחברים בצוות יובילו כל אחד בתחומו את היישום.
בסיום היישום עובדים אלו ימשיכו את הפעילות השוטפת.

קביעת יעדים ומטרות

אחד הנושאים החשובים ביותר בפרויקט ERP הוא הצבת יעדים ומטרות לפרויקט. למהלך זה משמעויות רבות, כגון: בחינת עלות/תועלת, יצירת מדדים להצלחת הפרויקט, סיוע בבחינה ממוקדת יותר של החלופות וגיבוש כל העוסקים במלאכה מול מטרות מוגדרות וברורות.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להתבונן בניתוח המצב הקיים ונקודות התורפה אשר אותרו. יש לנסות להעריך את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות/תועלת. הערכה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות. יידע מתחום הנדסת תעשייה וניהול בהחלט יכול לסייע במשימה. בכל מקרה אין לוותר על שלב זה.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – זהירות מתקציב שגוי appeared first on יעד ניהול.

מערכת ERP מספקת את הפלטפורמה להכנת פקודות עבודה מול הזמנות או תחזיות ייצור.

פקודות העבודה כוללות פרוט כמות נדרשת לייצור/הרכבה של פריט מסוים וכן ניתוב הייצור למרכזי עבודה.

בסיום הייצור ניתן לדווח באמצעות מערכת ERP על הכמות שיוצרה מול פקודת העבודה. דיווח הייצור מוסיף למלאי את הפריטים אשר יוצרו ומבצע גריעת פריטי ה"בנים" של הפריטים אשר יוצרו מהמלאי.

אולם, מערכות ,ERP בדרך כלל מבססות את מודל הייצור שלהן על "יכולת ייצור אין סופית" (Infinite Capacity). כלומר, מרכז עבודה במערכת ERP (מכונה, עמדת הרכבה וכדומה), יכול לספק כל תפוקה נדרשת, ללא התחשבות בממד הזמן.

במערכת ניהול ייצור ,(Manufacturing Execution Systems) ניתן להגדיר ביחידות זמן, את יכולת התפוקה של כל מוצר בהתאם למרכז עבודה בו הוא ייוצר. כפועל יוצא של המידע החשוב הזה, ניתן להציג על ציר הזמן את תוכנית הייצור של כל מרכז עבודה. כך ניתן לתכנן את הייצור בהתאם ליכולות הייצור של כל מרכז עבודה.

מערכת ניהול ייצור נוצרה במטרה לתת לארגון יכולת לבצע יעילה ואפקטיבית לבצע תכנון קיבולת הייצור .(Capacity planning)

מערכת ניהול ייצור מספקת למנהל הייצור את היכולת להציג מידית את ההשפעה כפועל יוצא של הקדמה או דחייה של ייצור מוצר אחד על חשבון אחר: שינוי מועדי האספקה, עלות השינוי (עלות אתחול וכדומה).

למערכת ניהול הייצור יתרונות רבים המסיעים למנהל הייצור לתת מענה בנושאים חשובים אשר בדרך כלל מערכת ERP אינה מספקת:

• פיקוח מלא על מלאי בתהליך.
• תכנון מיטבי של אתחול מכונות.
• שליטה מלאה ואוטומטית על תפוקת המכונות לפי יחידות זמן.
• מתן הנחיות לעובדים/מכונות על תוכנית הייצור של כל מרכז עבודה באופן פרטני.
• ביצוע דיווחי ייצור אוטומטית בעזרת בקרים מיוחדים.
• פיקוח ומעקב על זמני האספקה של ההזמנות.
• שילוב זמני תחזוקת מכונות בעת תכנון הייצור.
• יכולת שילוב תוכנית ודיווחי איכות של ייצור/הרכבת פריטים.

יעד ניהול  בהובלת רן פרייז מומחים בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית ונהלים.

 צריכים עזרה? צרו קשר עכשיו: 077-5490026

The post ERP – ניהול הייצור appeared first on יעד ניהול.

כל יועץ ארגוני יודע כי המפתח להצלחת יישום של מערכות מידע ERP בארגון יצרני, מתחיל הקמת עץ מוצר מפורט.

עץ מוצר (BOM –(Bill Of Materials , הנו מבנה היררכי המפרט את החומרים ותתי ההרכבות הנדרשות, לייצור או הרכבה של המוצר.

עץ מוצר סטנדרטי מוגדר על-ידי שלושה גורמים מרכזיים:

תוצרת גמורה/הרכבה האחרונה (End-Iitem): במערכות מידע ERP, התוצרת הגמורה מוגדרת ברמה 0.

מוצר ביניים (sub-assembly): במערכות מידע ERP, מוצר הביניים מוגדר ברמה 1 והלאה עד הרמה לפני אחרונה בעץ.

פריט קצה (components): במערכות מידע ERP, פריט קצה הוא בדרך כלל פריט רכש.

להלן תרשים הממחיש מבנה עץ מוצר:

לאחר שיועץ ארגוני מגדיר עץ מוצר, ניתן להגדיר את ניתוב הייצור – הקשר בין המוצר (תוצרת גמורה ומוצרי הביניים) לבין מרכזי העבודה (משאבי הייצור) של הארגון כגון: קו-יצור, מכונות, עובדים.

בעזרת עץ מוצר וניתוב הייצור ניתן להפעיל אפליקציות מתקדמות כגון:(MRPII (Manufacturing Resource Planning.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – עץ מוצר appeared first on יעד ניהול.

במערכות ERP מתקדמות ניתן להגדיר גרסאות ייצור, לפריט ייצורי.
גרסאות הייצור, הן אלטרנטיבות לתכנון ייצור המוצר, במרכז עבודה חלופי ועם נתוני ייצור המשתנים בהתאם.

גרסאות הייצור, מסייעות לצוות יועצים ארגוניים ממחלקת תפ"י (תכנון פקוח הייצור) של הארגון, לתכנן חלופות לייצור מוצר, במקרה של הפסקות בעבודת מרכז עבודה מסוים לצורך תיקון תקלות, תחזוקה או עומס יתר של עבודה.

ניתן להגדיר את גרסת הייצור החלופית, כגרסת בררת מחדל זמנית במערכת ERP (מתאריך עד תאריך). במקרה זה בכל הרצת מהלך אוטומטי המשתמש בנתוני ייצור המוצר (למשל "פיצוץ עץ מוצר"), המערכת תתחשב בנתוני גרסת הייצור החלופית, לאורך כל תקופת הזמן כפי שהוגבלה.

לא בכל מערכת ERP קיימת פונקציה של הגדרת גרסאות ייצור. במערכות בהן קיימת פונקציה של גרסאות ייצור, עדיין צריך לדעת שככל שמערכת משוכללת יותר, ניתן יהיה לשנות בגרסאות הייצור יותר משתנים.

כאשר בוחרים מערכת ERP רצוי לבחון, האם הארגון זקוק לפונקציה של עץ מוצר חלופי? אם כן, האם במערכת/ות אשר הארגון בוחן קיימת הפונקציה? ואם כן האם המשתנים הקיימים מתאימים לדרישות הארגון?

בכל מקרה כפי שאנו מזכירים כמעט בכל הזדמנות – יש להימנע ככל שניתן מביצוע שינויים ייעודיים לארגון במערכת. מערכת ERP הנה תוכנת מדף, כל שינוי במערכת דורש מבית התוכנה תחזוקה ייעודית לארגון. תחזוקה ייעודית הנה מקור להגדלה משמעותית של עלויות התחזוקה ומקור נוסף ומהותי לבאגים באפליקציות המערכת.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – גרסאות ייצור appeared first on יעד ניהול.

כמו כל מערכת מידע, גם מערכת ERP תפקידה לבצע פעולות חישוב, העברה והצגת נתונים באופן מהיר יחסית לביצוע אותן פעולות באופן ידני. היתרון הגדול של מערכת ERP, הוא יכולת חיבור אוטומטי ומידי של המידע, בין כל התהליכים בארגון.

במערכות מידע ERP, כל תהליך מרכזי בארגון מתופעל ומנוהל על-ידי אפליקציה ייעודית המהווה חלק מהמערכת הכוללת. הייחודיות והגדולה של מערכות מידע ERP, היא שכל האפליקציות קולטות מידע ופולטות מידע, באמצעות מסד נתונים אחד.

השימוש במסד נתונים אחד יוצר את המצב האידאלי, בו תהליך המבוסס על מידע אשר נוצר בתהליכים אחרים, רגיש להשפעה אוטומטית מידית מכל שינוי/עדכון באותם תהליכים.

להלן שתי דוגמאות ליתרון של מסד נתונים אחד במערכת ERP היוצר שיתוף מידע בין תהליכים בארגון יצרני.

דוגמה א' – ביצוע תמחיר למוצרי הארגון:

תמחיר מוצרי הארגון מושפע משני גורמים:

עלות ייצור ישירה:

סיכום של עלות רכיבי הרכש ועלות זמן הייצור הישירה של אדם/מכונה, הנדרשים לייצור המוצר. לצורך חישוב העלות הישירה מוצר, מערכות מידע ERP משתמשות באפליקציות הבאות:
אפליקציית "עץ המוצר": מספקת פרוט הכמויות של המשאבים הישירים נדרשים לייצור המוצר:

• כמות רכיבי הרכש המרכיבים את המוצר.
• תשומות ישירות של זמן אדם ושל מכונה הנדרשים לצורך ייצור המוצר.
• אפליקציית ה"רכש": מספקת את המידע על עלות פרטי הרכש.
• אפליקציית "משאבי אנוש": מספקת את המידע על עלות הזמן של כוח האדם.
• האפליקציה ה"פיננסית" מספקת את העלויות הישירות של המכונות (חשמל כוח, פחת, תחזוקה וכדומה).

העמסת עלות עקיפה (תקורות):

העמסת עלויות אשר אינן ניתנות לזיהוי ישיר עם תהליך ייצור המוצר. העלויות העקיפות הן למשל: ניהול מחסנים, ניקיון, חשמל למאור, שכירות, ביטוח, מסים עירוניים וכדומה.

האפליקציה הפיננסית מספקת את כל המידע הנדרש על העלויות העקיפות.
יש לציין כי מערכות מידע ERP בדרך כלל תומכות בשתי אפשרויות להעמסת תקורות.

העמסת העלות העקיפה לפי שטח יחסי:

זו השיטה המקובלת אשר באופן כללי העיקרון של השיטה הוא: סיכום של כל העלויות העקיפות והעמסת העלויות על המוצרים בהתאם לשטח היחסי לשטחי מחלקות בהן מיוצרים המוצרים.
– תמחור מבוסס פעילות  Activity-Based Costing – ABC. שיטה זו מגדירה את ההוצאות העקיפות כפעילויות ומקצה את הפעילויות בהתאם לתהליכי העבודה בייצור המוצרים.

דוגמה ב' – ניהול מלאי הארגון:

אפליקציית ניהול המלאי מקימים ומתחזקים את קטלוג פרטי הרכש ומוצרי הארגון. מטרת אפליקציית ניהול המלאי, לוודא שבכל רגע נתון יהיה מספיק פרטי רכש המשמשים לצורך ההרכבה והייצור של מוצרי הארגון. כמו כן על האפליקציה לוודא שלא יצטבר מלאי עודף (מלאי עולה כסף: נדרש מקום לאחסנו, המלאי מתקלקל וכדומה).

הפלט של העיקרי של אפליקציית ניהול המלאי, הוא דרישות רכש. דרישות רכש, מכילות את רשימת פרטי הרכש הנדרשים לקנייה והמועד הנדרש לקבלת הפריטים.

כדי לחשב את דרישות הרכש, אפליקציית ניהול המלאי משתמשת במידע המוזן למסד הנתונים מהאפליקציות הבאות:

• אפליקציית ה"מכירות" מספקת את המידע לדרישה של מוצרי הארגון: כמות מוצרים מוזמנים ותחזית המכירות.
• אפליקציית ה"ייצור" מספקת את המידע על הכמות והשלב בו נמצאים המוצרים אשר הארגון כבר החל לייצר.
• אפליקציית "עץ המוצר" מספקת פרוט כמותי של פרטי הרכש המרכיבים את המוצר.
• אפליקציית "ניהול מחסנים" מספקת את המידע על כמות פרטי הרכש הקיימים במלאי הארגון.
• אפליקציית ה"רכש": מספקת את המידע על הזמנות פתוחות של פרטי רכש.

המידע מהאפליקציות לעיל מסייעות לבצע מהלך הנקרא ריצת Material Requirements Planning בקיצור MRP. מהלך זה מחשב מידית ואוטומטית: כמה פרטי רכש חסרים יש לקנות? והמועד המיטבי לקבלת הפריטים?. הפלט של מהלך זה הוא רשימת דרישות רכש פריטים וחומרי גלם.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – מערכת מידע אינטגרטיבית בארגון appeared first on יעד ניהול.