ERP – זהירות מתקציב שגוי

"פרויקט ERP לשדרוג מערכות הליבה של החברה הוערך ב – 200,000 ₪, אולם התברר כמורכב הרבה יותר ושוויו טיפס ל- 600,000 ₪."

בזמן האחרון אנו עדים לתופעה מדאיגה של ריבוי פניות לבתי משפט, במטרה לפתור סכסוכים על רקע אי עמידה בהבטחות ובהסכמים של חברות הנדסת תעשייה וניהול המיישמות ERP. יש להניח כי כאשר כבר התבצעה פנייה לבית משפט, לשני הצדדים נגרם נזק מהותי ששום פסק דין כבר לא יתקן.

תרחיש של פער עצום בין הערכת תקציב של החברה המיישמת מערכת ERP לבין העלות בפועל אינו דבר חריג. למה זה קורה? כיצד ניתן להימנע מכך? כיצד לתמחר פרויקט ERP כדי לתקצב אותו נכון? כיצד לבחור חברת ייעוץ ארגוני המתמחה ביישום ERP? מתי צריכה להידלק מנורה אדומה, המזהירה כי ייתכן וחברת הייעוץ המיישמת תפסיק את עבודה בטרם עת, בגלל שאינה מוכנה להפסיד יותר.

חברת הייעוץ יעד ניהול המתמחה בתחום הנדסת תעשייה וניהול, והייתה שותפה ביישום מערכות ERP במספר חברות הענק בישראל ובעלת ניסיון של שנים רבות במגוון תחומי ERP. במאמר זה ננסה לתרום ניסיוננו כדי להציג מספר נקודות מחשבה, לטובת מקבלי ההחלטות בארגונים העומדים לפניי יישום מערכת ERP או בוחנים שיפור יכולות המידע של הארגון.

להלן השלבים המומלצים לביצוע לפני תחילת יישום מערכת ERP בארגון:

ניתוח מצב קיים ואיתור נקודות תורפה

יישום מערכת ERP חדשה תייצר בדרך כלל שיטות ונהלי עבודה חדשים, אשר יחליפו פעילות ידנית או מערכות ממוחשבות קיימות. כיוון שכך, הארגון אינו זקוק למסמך עב כרס ויקר הכולל פרטי פרטים של התהליכים הקיימים בארגון. אולם מאידך אין לוותר על שלב זה.
המטרות של ניתוח מצב קיים הן:

• הגדרת כל התהליכים והצרכים של הארגון, כדי שיהיו ברורים לצורך תכנון היישום.
• איתור ומיפוי נקודות התורפה והסיכונים של הארגון.
• המלצות לשיפור שיטות ותהליכים אשר אינם קשורים בהכרח ליישום מערכת ERP.
• סיוע למקבלי ההחלטות בארגון, להבין את הצרכים והיתרונות ביישום מערכת ERP בארגון.

יש לציין כי לעוסקים במלאכה ברמה היום יומית קשה מאוד להתרומם ולראות את הצרכים נטו. לעובדים הפנימיים בארגון בדרך כלל יש נגיעות אישיות,הנובעות מחששות משינויים העלולים להזיק למעמדם או ותפקידם. כמו-כן קיים קושי להתנתק מקיבעון של דרכי העבודה המושרשות בארגון.
לצורך ניתוח המצב הקיים, מומלץ להשתמש גוף מקצועי חיצוני – חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בהנדסת תעשייה וניהול, בעל היכולת לשאול את השאלות הנכונות. השימוש בגוף חיצוני הינו בבחינת "אורח לרגע רואה כל פגע".

קבלת אישור עקרוני לתחילת יישום ERP

בשלב זה יש להציג להנהלה הבכירה בארגון, את המסמך המתאר את המצב הקיים, נקודות התורפה וההמלצות.
התהליך ימשיך רק כאשר ההנהלה הבכירה של הארגון תשתכנע כי יישום ERP חשוב מאוד ונדרש לארגון. בשלב זה יש להציג להנהלה הערכה גסה של עלות היישום. על הנהלת הארגון לבחון את היכולת ולהיערך לתקצוב המהלך.
שריון תקציב ו"ברכת הדרך" של ההנהלה הבכירה הנו ייסוד מהותי בכל התהליך.
יש לציין כי, יישום ERP הנו שינוי מהותי בארגון, עובדים החוששים לתפקידם כפועל יוצא של השינוי, עלולים להתנגד ולהכשיל את הפרויקט. גיבוי של ההנהלה הינו קריטי בשבירת התנגדויות אשר אינן אובייקטיביות.

קביעת מנהל פרויקט ERP מטעם הארגון

מנהל הפרויקט חייב להיות שותף מלא לאינטרסים של הארגון ונקי מאינטרסים זרים מול העובדים בתוך בארגון או ספקים חיצוניים.
על מנהל הפרויקט להכיר היטב את תהליכי העבודה בארגון, נקודות התורפה והאינטרסים של הפונקציות בארגון.
על הנהלת הארגון לתת גיבוי מלא להחלטות ולפעילות של מנהל הפרויקט.
מומלץ כי למנהל הפרויקט יהיה בעל רקע בהנדסת תעשייה וניהול, יכולת ניהול צוות, עמידה בלוחות זמנים ותקציב.

התנעה

על מנהל פרויקט ERP ליזום פגישת התנעה. לפגישה יש להזמין מנהלים, בעלי תפקידים ואנשי מפתח בארגון. בפגישה, מנהל הפרויקט יציג בקצרה את האתגרים בהם הארגון מתמודד, הדרכים לפתרון אשר חלקן יהיו ברמת שיפור שיטות והחלק המרכזי יהיה יישום מערכת ERP בארגון.
במעמד זה יש להדגיש את הצורך בשיתוף הפעולה של כולם בהצלחת היישום.
בפגישת ההנעה, על מנהל הפרויקט לבקש לקבל מהנוכחים המלצות על עובדים אשר יכולים להיות חברים בצוות אשר יוביל את היישום.

הקמת צוות פרויקט ERP

אחד החלקים החשובים ביותר ביישום מערכת ERP, הוא ההון האנושי. מומלץ כי כבר בשלב זה הארגון יקים את "צוות הפרויקט", אשר ישולבו בו עובדים בהם הארגון נותן אמון. רצוי כי בין חברי הצוות יכללו מובילי דעה בעלי השפעה על כלל העובדים בארגון.
צוות הפרויקט מיועד להיות גורם מוביל של תהליך היישום וההטמעה ובכך יקטין את התלות בגורמים חיצוניים.
במהלך פרויקט ה ERP, חלק מהחברים בצוות יובילו כל אחד בתחומו את היישום.
בסיום היישום עובדים אלו ימשיכו את הפעילות השוטפת.

קביעת יעדים ומטרות

אחד הנושאים החשובים ביותר בפרויקט ERP הוא הצבת יעדים ומטרות לפרויקט. למהלך זה משמעויות רבות, כגון: בחינת עלות/תועלת, יצירת מדדים להצלחת הפרויקט, סיוע בבחינה ממוקדת יותר של החלופות וגיבוש כל העוסקים במלאכה מול מטרות מוגדרות וברורות.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להתבונן בניתוח המצב הקיים ונקודות התורפה אשר אותרו. יש לנסות להעריך את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות/תועלת. הערכה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות. יידע מתחום הנדסת תעשייה וניהול בהחלט יכול לסייע במשימה. בכל מקרה אין לוותר על שלב זה.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.