ארגון ושיטות – חשיבה ארגונית

מספרים על צייר אחד, אשר רצה לצייר את הפנים כי יפות בעולם. מה עשה? חיפש את האדם עם האף הכי יפה ויצייר את האף; חיפש את האדם עם השפתיים כי יפות וצייר את השפתיים; חיפש את האדם עם העיניים הכי יפות וצייר את העיניים; חיפש את האדם עם האוזניים הכי יפות וצייר את האוזניים. כך הלאה עם השער, המצח, הלחיים, הסנטר . . . עד שצייר את כל חלקי הפנים. כאשר היצירה הייתה מושלמת וכל חלקי הפנים צורפו לפרצוף אחד יצא ציור של  . . .מפלצת!

הסיפור על הצייר והציור נכון גם לגבי ארגון. בארגונים אשר אינם קטנים, קיימת חלוקה פונקציונלית ליחידות כגון: כספים, שיווק, ייצור, מכירות, תפעול, רכש, מערכות מידע וכדומה. בארגונים הגדולים ניתן גם למצוא חלוקה לתתי ארגונים לפי אזור גאוגרפיי או ענף עסקי.

אופן הפעולה של מתודת ארגון ושיטות, דוגלת בגרסה כי אין זה מספיק שכל יחידה בפני עצמה תהיה יעילה, רווחית ואיכותית. חייב להיות יחס נכון, התאמה, קשרי גומלין אפקטיביים ואסטרטגיה ארגונית כוללת אחת.

לא סביר בארגון כי למשל מחלקת השיווק תהייה יעילה באופן יוצא מגדר הרגיל, אולם הייצור לא יספק בזמן תוצרת איכותית התואמים לדרישת הלקוח.
קל וחומר, בארגונים גדולים שיש להם סניפים המספקים את אותם השירותים, אולם עקב שיטת תגמול או הגדרת יעדים רדודים, הסניפים למשל יתחרו ביניהם על לקוחות.

הגדרת יעדים, מטרות ותמריצים לעובדים ומנהלים, כך שיהיו אפקטיביים לכלל הארגון, הנה אחת המשימות החשובות של מהנדסי תעשייה וניהול האמונים על ארגון ושיטות.

כאשר מהנדס תעשייה וניהול בוחן תהליכים ומגדיר יעדים ותמריצים, הוא חייב לבחון כל יעד וכל תמריץ, האם הוא טוב ליחידה מקומית והאם הוא טוב לכל היחידות הקשורות בקשרי גומלין לאותה יחידה.

לפני קביעת יעדים או תמריצים, מהנדסי ארגון ושיטות, מנסים לבחון מצבים בהם חשיבה מקומית עלולה לפגוע בחשיבה הכלל ארגונית. כך, מהנדסי ארגון ושיטות מסייעים לעובדים ומנהלים להתמודד עם תרחישים בהם נוצרים דילמות של עובדים כיצד לנהוג? האם לספק את היעד האישי כאשר ייתכן וייפגע היעד הארגוני?

לדוגמה:
מחלקת רכש חייבת לעמוד בתקציב הרכש ובמידת האפשר שואפת להציג להנהלה חיסכון על-ידי רכישת מוצרים או שירותים במחירים זולים. מצד שני המחלקות הזקוקות לרכש מעוניינות במוצרים או שירותים איכותיים אשר באמצעותם, ניתן לספק תוצרים איכותיים ובזמן.

אם היעד של מחלקת רכש יהיה רק לאתר מוצר זול, הדבר עלול בסבירות גבוהה לבוא על חשבון האיכות וזמן האספקה של המוצר. במקרה כזה על אנשי ארגון ושיטות למצוא מנגנון לרכש מיטבי לארגון כך שמצד אחד לא יתבצע רכש של מוצר יקר אשר מספק תכונות מעבר לנדרש ומצד שני לא לרכוש מוצר זול אשר יפגע באיכות התוצרת של הארגון.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.