ERP – מערכת מידע אינטגרטיבית בארגון

כמו כל מערכת מידע, גם מערכת ERP תפקידה לבצע פעולות חישוב, העברה והצגת נתונים באופן מהיר יחסית לביצוע אותן פעולות באופן ידני. היתרון הגדול של מערכת ERP, הוא יכולת חיבור אוטומטי ומידי של המידע, בין כל התהליכים בארגון.

במערכות מידע ERP, כל תהליך מרכזי בארגון מתופעל ומנוהל על-ידי אפליקציה ייעודית המהווה חלק מהמערכת הכוללת. הייחודיות והגדולה של מערכות מידע ERP, היא שכל האפליקציות קולטות מידע ופולטות מידע, באמצעות מסד נתונים אחד.

השימוש במסד נתונים אחד יוצר את המצב האידאלי, בו תהליך המבוסס על מידע אשר נוצר בתהליכים אחרים, רגיש להשפעה אוטומטית מידית מכל שינוי/עדכון באותם תהליכים.

להלן שתי דוגמאות ליתרון של מסד נתונים אחד במערכת ERP היוצר שיתוף מידע בין תהליכים בארגון יצרני.

דוגמה א' – ביצוע תמחיר למוצרי הארגון:

תמחיר מוצרי הארגון מושפע משני גורמים:

עלות ייצור ישירה:

סיכום של עלות רכיבי הרכש ועלות זמן הייצור הישירה של אדם/מכונה, הנדרשים לייצור המוצר. לצורך חישוב העלות הישירה מוצר, מערכות מידע ERP משתמשות באפליקציות הבאות:
אפליקציית "עץ המוצר": מספקת פרוט הכמויות של המשאבים הישירים נדרשים לייצור המוצר:

• כמות רכיבי הרכש המרכיבים את המוצר.
• תשומות ישירות של זמן אדם ושל מכונה הנדרשים לצורך ייצור המוצר.
• אפליקציית ה"רכש": מספקת את המידע על עלות פרטי הרכש.
• אפליקציית "משאבי אנוש": מספקת את המידע על עלות הזמן של כוח האדם.
• האפליקציה ה"פיננסית" מספקת את העלויות הישירות של המכונות (חשמל כוח, פחת, תחזוקה וכדומה).

העמסת עלות עקיפה (תקורות):

העמסת עלויות אשר אינן ניתנות לזיהוי ישיר עם תהליך ייצור המוצר. העלויות העקיפות הן למשל: ניהול מחסנים, ניקיון, חשמל למאור, שכירות, ביטוח, מסים עירוניים וכדומה.

האפליקציה הפיננסית מספקת את כל המידע הנדרש על העלויות העקיפות.
יש לציין כי מערכות מידע ERP בדרך כלל תומכות בשתי אפשרויות להעמסת תקורות.

העמסת העלות העקיפה לפי שטח יחסי:

זו השיטה המקובלת אשר באופן כללי העיקרון של השיטה הוא: סיכום של כל העלויות העקיפות והעמסת העלויות על המוצרים בהתאם לשטח היחסי לשטחי מחלקות בהן מיוצרים המוצרים.
– תמחור מבוסס פעילות  Activity-Based Costing – ABC. שיטה זו מגדירה את ההוצאות העקיפות כפעילויות ומקצה את הפעילויות בהתאם לתהליכי העבודה בייצור המוצרים.

דוגמה ב' – ניהול מלאי הארגון:

אפליקציית ניהול המלאי מקימים ומתחזקים את קטלוג פרטי הרכש ומוצרי הארגון. מטרת אפליקציית ניהול המלאי, לוודא שבכל רגע נתון יהיה מספיק פרטי רכש המשמשים לצורך ההרכבה והייצור של מוצרי הארגון. כמו כן על האפליקציה לוודא שלא יצטבר מלאי עודף (מלאי עולה כסף: נדרש מקום לאחסנו, המלאי מתקלקל וכדומה).

הפלט של העיקרי של אפליקציית ניהול המלאי, הוא דרישות רכש. דרישות רכש, מכילות את רשימת פרטי הרכש הנדרשים לקנייה והמועד הנדרש לקבלת הפריטים.

כדי לחשב את דרישות הרכש, אפליקציית ניהול המלאי משתמשת במידע המוזן למסד הנתונים מהאפליקציות הבאות:

• אפליקציית ה"מכירות" מספקת את המידע לדרישה של מוצרי הארגון: כמות מוצרים מוזמנים ותחזית המכירות.
• אפליקציית ה"ייצור" מספקת את המידע על הכמות והשלב בו נמצאים המוצרים אשר הארגון כבר החל לייצר.
• אפליקציית "עץ המוצר" מספקת פרוט כמותי של פרטי הרכש המרכיבים את המוצר.
• אפליקציית "ניהול מחסנים" מספקת את המידע על כמות פרטי הרכש הקיימים במלאי הארגון.
• אפליקציית ה"רכש": מספקת את המידע על הזמנות פתוחות של פרטי רכש.

המידע מהאפליקציות לעיל מסייעות לבצע מהלך הנקרא ריצת Material Requirements Planning בקיצור MRP. מהלך זה מחשב מידית ואוטומטית: כמה פרטי רכש חסרים יש לקנות? והמועד המיטבי לקבלת הפריטים?. הפלט של מהלך זה הוא רשימת דרישות רכש פריטים וחומרי גלם.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.