נהלי מדיניות – נהלי עבודה – הוראות עבודה

נהלים, נהלי עבודה ומעליהם נהלי המדיניות, יכולים להוות מעמסה ועול בלתי נסבל בכל ארגון. לא פעם נתקלים בנהלי ארגון המנוסחים באופן מפורט מדי, לא ממוקד, או בקיצוניות השנייה- נהלים הכתובים בצורה כללית ולא ברורה לביצוע.

אף אחד לא היה מעוניין לעבור תהליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר נדרש להחליפו זמנית, קיימת ציפייה שהמחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

תהליך כתיבת נהלים חייב להיעשות במקצועיות. נהלים הכתובים כראוי מבטיחים יישום נכון ויעיל. שימוש בנהלים כאלה יכול להשפיע מהותית על הגשמת יעדי הארגון ולהניב חיסכון בכסף ובמשאבים יקרים. נהלים ברורים מסייעים למערכות ולעובדים לתפקד טוב יותר. העובדים יודעים מה לעשות, מתי לעשות את זה ואיך לעשות את זה. כך ניתן להפחית את התסכול ולחסוך הרבה במאמצים, זמן וכסף.

נהלים טובים צריכים להיות מדויקים, קצרים וקריאים. מאפיינים אלה מחייבים ידע וניסיון של כתיבה מקצועית. לא תמיד קלות להשגה. לעתים הכותבים מפרטים יותר מדי בנהלים, ולבסוף עובדי הארגון נותרים עם ספר נהלי עבודה ארוך ומסורבל. נהלי עבודה מורכבים יתר על המידה גורמים לעובדים להתעלמות מהנהלים ולפעול על-פי שיקול דעת, ניסיון העבר או על-ידי בקשה לקבלת הנחיות בעל פה מעובדים מנוסים יותר..

אנחנו מאמינים כי באמצעות ידע ותרגול קצר, ניתן ללמוד כיצד לכתוב נהלים, לפתח את המודעות ולרכוש מיומנות תוך כדי תרגול וצבירת ניסיון

נוהל מדיניות, נוהל עבודה, הוראת עבודה

קיימים שלושה מסמכים עיקריים הנקראים נהלים: נהלי מדיניות, נהלי עבודה והוראות עבודה. קיימים הבדלים מהותיים בין שלושת הנהלים. בשלב זה ננסה להבין על קצה המזלג את ההבדלים המרכזיים בין שלוש סוגי הנהלים:

נהלי מדיניות

נהלי מדיניות הנם אמירה פילוסופית, להצגת מסר ניהולי קצר המאפשר למקד ולסנן את מרחב האפשרויות הקיימות לפתרון דילמה. בדרך כלל מדיניות אינה קשוחה וחד משמעית, היא מאפשרת לקבל החלטה מושכלת, בהתאם לתרחיש. דוגמה למדיניות: "המדיניות של הארגון היא שלא מקבלים שיקים"

נהלי עבודה

נהלי עבודה מפרטים באופן פשוט וברור, את השיטה בה מיישמים בפועל את המדיניות. נוהל העבודה, מסייע לעובד לבחור בפתרון המיטבי, במצבים ובתרחישים שונים בעת ביצוע העבודה בפועל.
דוגמה לאמור בנוהל עבודה: "אם לקוח מבקש לשלם בשיק, יש לשאול את הלקוח, האם יש לו צורה חלופית של תשלום: מזומן, כרטיס אשראי". האם די בכך? ומה יעשה במקרה ובו ללקוח אין אמצעי תשלום אחר? הנוהל חייב לתת מענה ופתרון גם למצב כזה. נוהל העבודה לספק לעובד תשובות כגון: אם אין ללקוח חלופות לתשלום, האם לא למכור או האם קיימת דרך אחרת, למשל פנייה להנהלה לקבלת התר מיוחד לקבלת תשלום בשיק. כמו-כן אם אכן קיים תהליך חריג לאישור תשלום בשיק על הנוהל לפרט: למי מותר לפנות לקבלת אישור? מי ממלא המקום בעת הצורך? אם אין ממלא מקום מה עושים?

הוראת עבודה

יכולה להיות גם הוראת הרכבה, הוראת הפעלה, מדריך למשתמש וכדומה.
הוראת העבודה, מפרטת שלב אחר שלב פעילות ספציפית וגם נותנת מענה מדויק לאופן הפעולה בכל צומת של החלטות.
דוגמה להוראת עבודה: אם קיימת בארגון מערכת ממוחשבת לקבלת החלטות, יש אפשרות לכתוב הוראת עבודה, הכוללת הנחיות לביצוע תהליך אישור ממוחשב לאישור חריג לקבלת שיק מלקוח. ההנחיות יכללו מידע כגון: אופן הכניסה לתוכנה, הסבר על הפונקציונאליות של כל סוגי הכפתורים והשדות במסכי התכנה, הנחייה שלב אחרי שלב על השדות בהן יש להזרים מידע, באילו כפתורים ושדות ספציפיים יש להשתמש לצורך אישור או דחיית הבקשה ועוד. ההסבר בדרך כלל יהיה מלווה בתרשימים ותמונות מסך שונות כדי להמחיש ולחדד את ההסבר. 

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.