אירוע קייזן – ייעוץ ארגוני

מה זה Kaizen (קייזן)?

• Kaizen (קייזן) הוא מונח אשר נגזר מהמשמעות של שתי מילים יפניות: Kai (קאי) – כלומר "שינוי", ו- Zen (זן), שמשמעותה "טוב". צירוף שתי המילים יוצר את התרגום – "שינוי לטובה".
• Kaizen (קייזן) הוא תהליך של שינוי או שיפור מהיר בארגון המתבצע באמצעות אירוע קייזן.
• אירוע קייזן מתבצע בהנחיה של יועץ ארגוני המומחה בשיטה וצוות המותאם באופן ייעודי לשיפור הנדרש.
• היועץ הארגוני מגדיר בעיה מסוימת למיקוד באירוע הקייזן.
• במהלך אירוע הקייזן, הצוות ממליץ על מגוון שיפורים קטנים וייעודיים כדי לתת מענה לבעיה הייעודית שנבחרה לאירוע.

מנחה של אירוע קייזן

המנחה של ה- Kaizen (קייזן), צריך להיות יועץ ארגוני בעל ניסיון וותק רב במתודולוגיות (Lean) ניהול רזה. ליועץ ארגוני טוב בדרך כלל יש את הכישורים הנדרשים לניהול אירוע Kaizen (קייזן), ובכלל זב: מיומנות בתהליכי ארגון ושיטות, בקיאות בגישה תהליכית, יכולת השפעה ותקשורת מעולים.
תהליך העבודה של היועץ הארגוני אשר מנחה אירוע קייזן,כולל את השלבים האלה:

1. סקירת הארגון ולימוד המצב הקיים.
2. איתור נקודות התורפה המרכזיות.
3. זיהוי האם Kaizen (קייזן) הוא הכלי הנכון לאיתור פתרונות. אם כן ממשיך לשלב הבא.
4. הגדרת הציפיות מהתהליך הקייזן.
5. בחירת כלי או סט הכלים אשר ישמשו בעת אירוע הקייזן.
6. בחירת צוות.
7. הכנת מפת רשימת ערך (VSM).
8. ביצע ההכנות לאירוע: מקום, זימון כל הצוות לאירוע, הכנת כיבוד ולוח זמנים.
9. ניהול האירוע בהתאם לתוכנית.
10. הגדרת מדדים תקפים.
11. מעקב.

האם Kaizen הנו הכלי הנכון?

כדי להבטיח כי Kaizen (קייזן) הינו הכלי הנכון לשימוש לפתרון בעיה קיימת, יש כמה שאלות בסיסיות אשר צריכות להישאל. לפעמים בעיה יכולה להיות פשוטה לפתרון ולכן ניתן לפתור אותה בעזרת אדם אחד או שניים בתוך שעות ספורות. בעיות אחרות עשויות למעשה להיות סימפטומים של בעיות מערכתיות עמוקות בהרבה אשר יכולים לדרוש משאבים של מספר אנשים ומספר חודשים כדי לאתר ולפתור את הבעיה. Kaizen (קייזן) נועד לבעיות הנמצאות איכשהו באמצע. כדי לבדוק אם קייזן הינו הכלי הנכון יש לשאול את השאלות האלה:

• האם הבעיה הקשורה לזמן מחזור או תפוקה?
  
• האם צוות קטן של אנשים, יכול לוודא כי הבעיה תתוקן בתוך כמה ימים?
  
• האם יש צווארי בקבוק בתהליך אשר מעקבים את ביצוע העבודה?
  
• האם הבעיה ברורה ומוכרת היטב על ידי אנשים רבים?
  

אם התשובות לשאלות לעיל נענו בחיוב, רוב הסיכויים ש Kaizen (קייזן) יעזור.

הכנה

אירוע Kaizen (קייזן) צפוי להיכשל ללא הכנה מצוינת. ברגע שהבעיה זוהתה, היועץ הארגוני אשר מנחה את האירוע יבצע את ההכנות האלה:

• הגדרת המצב הקיים: סקירת תהליך העבודה, גורמים מעורבים בתהליך, מערכות תומכות וכדומה.
  
• הגדרת נקודות התורפה בתהליך.
  
• קביעת חשיבות שלכל נקודת תורפה לצורך הדיון.
  
• קביעת לוח זמנים לביצוע תהליכי החשיבה ומציאת הפתרונות..
  
• קביעת חברי צוות ואימון חברי הצוות בעקרונות הניהול הרזה ושיטת הפעולה של אירוע קייזן.
  
• קביעת מקום מפגש (חדר ישובות למשל) ווידוא כיבוד מספיק ליום שלם.
  
• השגת תמיכה של מקבלי ההחלטות בארגון לאירוע.
  
• קביעת סדר היום.

בחירת כלי

למרות שיש מספר רב של כלים שונים בארגז כלי Lean (ניהול רזה), הכלים הנפוצים ביותר בשימוש באירועי Kaizen (קייזן) הם אלה:

• S5: מדובר בתהליך אשר כרוך בלשאול "למה" 5 פעמים לבעיה כדי להגיע לשורש הבעיה.
  
• תרשים עצם הדג: תרשים עצם הדג הוא התוצאה של אירוע סיעור המוחין הראשוני של צוות ומסייע לצמצם את הרשימה של תת בעיות לפריטי מוקד עיקריים לאירוע.
  
• Paka Yoke: שיטה זו משמשת כדי למנוע מלאי עודף, או כאשר את תוצאות תהליך תשואה יעבור תחילה נמוכה (FPY).
  
• תרשים פארטו: זה תרשים בר המבוסס על עיקרון פארטו שקובע כי 80% מבעיות שנוצרים על ידי רק 20% מסיבות השורש האפשריות. כלי זה יכול לעזור לזהות את הבעיות המשמעותיות ביותר בתהליך.

בחירת צוות

חברי הצוות לאירוע Kaizen (קייזן) ייבחרו בהתאם לפרמטרים האלה:

• המשתמשים בתהליך של השיפור. לדוגמה, אם הבעיה שהוגדרה קשורה בקו ייצור מסוים, העובדים באותו קו ייצור צריכים להיות חלק מאירוע Kaizen (קייזן).
• בעלי מעורבות משנית – כגון נציגים מרכש, הנדסה , ותפ"י.
• אדם זר אחד לתהליך כחבר צוות. אדם זה יכול להיות אחד אשר מכיר את התהליך אבל לא מעורב בו באופן ישיר, כמו מישהו מניהול מוצר, וזאת כדי לספק מבט אובייקטיבי.

Value Stream Mapping) VSM) מיפוי רשימת הערך

• Value Stream Mapping) VSM) מיפוי רשימת הערך, הינו כלי קריטי המשמש כדי להציג את המוצר/תוצר, החומר, ואת זרימת מידע בתהליך.
• במהלך אירוע Kaizen (קייזן), יש למפות את המצב הקיים כדי להגדיר את התהליך כפי שהוא פועל כיום, ולאחר מכן מפת מצב עתידי להראות את הדרך בתהליך המוצע.
• הרעיון הוא לפתח מפת מצב עתידית ולצפות כיצד השינויים ישפיעו על התהליך, האנשים, החומרים והמידע. 
• VSM נועד להראות כיצד שיפורים ב- Lead Time, מלאים או אספקה יכולים להשפיע על התהליך.

שיפור מתמיד

• אחד מתחומי האחריות של מנחה Kaizen (קייזן) הוא לוודא שכולם יתמקדו במטרה.
• המנחה חייב להישאר מאוד מודע למה שקורה סביבו , לעמוד על משמר כדי לדעת מה שכולם עושים, ושכולם יתמקדו בשמירה על המטרה הסופית.
• הדרך היחידה להשיג מטרה זו היא באמצעות שיפור מתמיד.
• דברים חייבים להמשיך לנוע קדימה. אם המנחה מגיע לנקודה שבה נראה כי אין לה פתרון, או הסכמה כללית על דרך פעולה המתאימה, המנחה צריך לעצור, ולהמשיך הלאה.
• יש לזכור כי ב Kaizen (קייזן), גם שיפור מינורי לתהליך משמעות התהליך הוא טוב יותר ממה שזה היה פעם.
• דרך השינוי המהיר, התהליך ישתפר וההתקדמות תימשך.

מדדים להצלחה

• לא ניתן למדוד את תהליך להצלחתו או כישלונו ללא שימוש במדדים להצלחה.
• חשוב מאוד שלקראת סוף אירוע Kaizen (קייזן), מדדים כגון תשואה ראשית, Teak Time (זמן מחזור), עבודה רגילה, זמן אספקה וכד 'יש למדוד על בסיס קבוע וארוך טווח על מנת להבטיח כי השינויים אשר נעשו במהלך האירוע הוטמעו בארגון.

מעקב

• חלק מתהליך Kaizen (קייזן), הוא להבטיח כי המעקב על ביצוע הפעולות.
• בסוף אירוע הקייזון המנחה יפיק תוכנית עבודה מסודרת ליישום השיפור.
• נושאים אשר לא טופלו באירוע ושדורשים התייחסות יטופלו בשבועות הקרובים לאחר האירוע.

.מה Kaizen (קייזן) יכול לעשות?

• יצירת התלהבות והרגש העשייה של כל המעורבים.
• מקדם חקירה ובפתרון יסודי של בעיות.
  
• מסייע לשמור על עלויות נמוכות באמצעות משאבים קיימים.
  
• מאפשר למשתמשי תהליך הזדמנות לראות את פעולתו הפנימית.
  
• מסייע ליצור בעלות והעצמה.
  
• משפר את שביעות רצון בעבודה.
  

לאירועי Kaizen (קייזן), יש את הכוח לשנות את הכיוון ולהתמקד בכל ארגון. כחלק מ- Lean (ניהול רזה), אירועי Kaizen (קייזן) משמשים כדי לשפר את חייהם ותנאי עבודה של עובדים באופן הדרגתי ולאורך זמן, תרבות ארגונית יעילה ועומדת בדרישות התהליך. מהנדסי תעשייה וניהול מיומנים, הנם בדרך כלל המנחים הטובים יותר של אירועי Kaizen (קייזן).

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.