ייעוץ ארגוני

נתחיל מהשורה התחתונה – המטרה שלנו שהארגון ירוויח יותר כסף.

מה זה ייעוץ ארגוני?

ייעוץ ארגוני הנו תחום נרחב העוסק בהגדרת מבנה ארגוני, המשאב האנושי, הסדרת תהליכי עבודה יעילים ואפקטיביים ואפיון מערכות מידע ניהוליות. אולם תחום המיקוד החשוב ביותר הוא – פיתוח ויישום מנגנונים להתייעלות והגדלת הרווחיות של הארגון.

איך חברת ייעוץ ארגוני יכולה לסייע לארגון?

יעד ניהול היא חברת ייעוץ ארגוני ותיקה ובעלת ניסיון עשיר, במתן פתרונות מקצה אל קצה בכל תחומי התפעול בארגון.
כמהנדסי תעשייה וניהול אנו בקיאים בכל המתודולוגיות, השיטות והתאוריות בתחום הייעוץ הארגוני: PDCA, קייזן (Kaizan),TQM (ניהול איכות כוללני),  Just) JIT (In Time, Lean (ניהול רזה), שש סיגמא, 5S ועוד.
צברנו מעל 20 שנות ניסיון בעבודה עם התאגידים הגדולים בישראל וכן עם עשרות ארגונים נוספים מהארץ ומהעולם.

אנו מסייעים לארגון להגשים את מטרותיו, על-ידי שימוש יעיל ואפקטיבי בעובדים, מנהלים, מכונות, ציוד ומערכות. הייעוץ שלנו מתמקד בתחומים האלה:

• הסדרת מבנה ארגוני יעיל ואפקטיבי.
• הגדרת תפקידים והתאמת המשאב האנושי המיטבי לבצעם.
• הגדרת תקנים לכוח-אדם.
• הגדרת מנגנונים לתמרוץ ועובדים ושכר עידוד.
• שיפור וייעול תהליכי עבודה, לשם חיסכון בעלויות תפעוליות
• הגדרת מדדים ליעילות ואפקטיביות.
• פיתוח שיטות בקרת תהליכים.
• העברת מידע אפקטיבי למנהלים בזמן אמת.
• אפיון דרישות למערכות מידע ארגוניות.
• כתיבה ועריכת נהלים.

מה היתרונות של חברת הייעוץ הארגוני יעד ניהול?

• אנחנו באים מהשטח, עבדנו ברצפת הייצור, הינו מנהלי תפעול, ניהלנו פרויקטים. אנחנו יודעים מה מניע עובדים ומנהלים מעבר ללימודים האקדמיים.
• אנו מגיעים מבחוץ, אין לנו אינטרסים פנימיים. העניין שלנו הוא לשפר ולייעל בלבד.
• מאחרינו מעל 20 שנות ניסיון כיועצים ארגוניים בעשרות חברות.
• פיתחנו שיטות חדשניות להתייעלות וזאת בנוסף לידע שצברנו מלימוד שיטות הניהול, מטובי המנהלים בארץ.
• אנו מספקים נקודת מבט חיצונית ומקצועית על הארגון והתהליכים המתנהלים בו.

נשמח לתאם פגישת הכרות ראשונה ללא עלות כדי לבחון אפשרות לשיתוף פעולה להסדרת תהליכי עבודה יעילים ואפקטיביים בארגון שלכם.

שיטת 7 השלבים לחיסכון בעלויות תפעוליות והסדרת תהליכי עבודה יעילים ואפקטיביים.

מפתח השיטה – רן פרייז, הבעלים והמייסד של חברת יעד ניהול.

השיטה מסייעת לכל ארגון לאתר וליישם פתרונות ייעודיים להתייעלות ולחיסכון בעלויות התפעוליות של הארגון.

בשיטה משולבים שלושה אלמנטים:

1. שיטות ניהול שנלמדו מהמנהלים מצליחים בישראל.
2. תאוריות ושיטות מתחום הנדסת תעשייה וניהול.
3. שיטות עבודה המבוססות על ניסיון של מעל 20 שנות ייעוץ ארגוני, בעשרות מפעלים וחברות.

שלב 1 – סקירת הארגון ולימוד המצב הקיים

בשלב זה היועץ הארגוני, לומד את תהליכי העבודה בארגון, מבצע הכירות עם העובדים והמנהלים, בוחן את התרבות הארגונית. שלב זה הינו הבסיס בדרך לכל פתרון ולקביעת השיטות להתייעלות בארגון.

סקירת המצב הקיים כוללת את הפעולות האלה:

• ביצוע ראיונות עם עובדים ומנהלים.
• הגדרת הפונקציות המעורבות בתהליכים, בתוך ו/או מחוץ לארגון.
• זיהוי תהליכי הליבה וקשרי הגומלין בין התהליכים.
• סקירת התהליכים הקיימים.
• הגדרת תוצרים ותפוקות.
• איסוף ועיבוד מידע היסטורי על ביצועי עובדים והמכונות.
• סקירת מערכות המידע הקיימות.
• סקירת הנחיות רגולטוריות ונהלי עבודה.

בשלב זה ייתכן ויידרשו פעולות נוספות:

• עריכת תצפיות או סקרים.
• חקר עבודה וניתוח זמנים.
• ניתוח תחנות עבודה קריטיות ואיתור צוואר בקבוק.
• ניתוח תפוקות, פחת ותהליכי האיכות בארגון.
• ניתוח מלאי.

שלב 2 – זיהוי נקודות תורפה

איתור נקודות התורפה ומוקדי בזבוז המשאבים בתהליכי הארגון הנם השלב המרכזי בדרך להתייעלות. בשלב זה יש למקד מקומות בהם שיפור יכול להביא לחיסכון מהותי בעת ביצוע תהליכי התייעלות.

נקודות התורפה בדרך כלל מתרכזות בתחומים האלה:

• פעילויות ידניות מרובות.
• ממשקים רופפים.
• כשלים בהעברת מידע לצורך קבלת החלטות.
• שימוש בטכנולוגיות מיושנות.
• תהליכים חסרים במבנה הקיים.
• אחריות אינה ברורה.
• העדר סטנדרטיזציה של תהליכים.
• בטלה.
• ביצוע פעילויות מיותרות ללא תרומה ליעדי הארגון.
• ביורוקרטיה.
• שימוש במשאבים יקרים למרות שניתן להשתמש במשאבים זולים יותר.
• המשאב האנושי.
• מערכת מידע מיושנת, מסורבלת אשר אינה מספק מענה לצורכי הארגון.

בארגונים יצרניים ניתן לאתר נקודות תורפה נוספות במוקדים האלה:

• פחת ונפל גבוה ביצור.
• חוסר יעילות בתכנון הייצור.
• ניהול לא יעיל של מלאי.
• תחזוקה לקויה, ריבוי תקלות ועצירה של תהליכי ייצור.
• מכונות ייצור מיושנות קצב הייצור איטי.

אצל מנהלים ניתן לאתר נקודות תורפה כגון:

• חוסר משמעת בקרב העובדים – עובדים אינם מבצעים את הנדרש.
• כשלים בהעברת מידע לצורך קבלת החלטות ניהוליות.
• כשלים תפעוליים וחוסר מקצועיות של המשאב האנושי.
• עובדים מתוסכלים וחסרי מוטיבציה לעבוד.

את נקודות התורפה יש להגדיר באמצעות מדדים מוחשיים וזאת בהלימה לכלל הזה:" מה שלא ניתן למדוד לא ניתן לייעל".

נקודות התורפה יוגדרו במדדים של כסף ו/או זמן. ניתן כמובן להוסיף תיאורים בסגנון של סרבול, איטיות, אי סדר, נזק שיווקי וכדומה.

שלב 3 – המלצות לשיפור

איתור פתרונות בתחום העסקי והניהולי, הינו פועל יוצא של ניסיון, הכרת תהליכים דומים בארגונים אחרים וחשובה לא פחות היא היצירתיות והיכולת לראיה מערכתית של כלל התהליכים בארגון.

לכל נקודת תורפה מרכזית יש להגדיר מה השינוי הנדרש להתייעל תוך כדי התמקדות בחיסכון בכסף ובזמן. לכל נקודת תורפה רצוי להגיר עד 3 חלופות ולכל חלופה יש להגדיר את היתרונות והחסרונות.

ההמלצות לפתרונות בדרך-כלל מתמקדות בתחומים כגון:

• שינוי תהליכי עבודה.
• הגדרת תהליכי בקרה לצורך שליטה וקבלת ההחלטות.
• הגדרת כלים למדידה, לדיווח ולהצגת מידע ניהולי עדכני ואפקטיבי.
• שינוי מבנה ארגוני, ייעול כוח-האדם והגדרות תפקידים.
• שדרוג/הוספת נהלים והוראות עבודה.
• אפיון מחדש של מערכות מידע ניהוליות.
• המלצה לתמרוץ עובדים ומנהלים ויישום שיטות שכר עידוד.
• העברת פעילויות למיקור חוץ.
• יישום מערכת איכות.

שלב 4 – הגדרת נקודות בקרה ומדדים להצלחה

מדדים מיועדים לשקף יעילות (קבלת תפוקה מקסימלית בהשקעת תשומה מינימלית) ואפקטיביות (מבחן התוצאה של השגת המטרה). בעזרת המדדים ניתן לייצר שפה אחידה ושקיפות בכל דרגי הארגון.

לצורך איסוף הנתונים לחישוב המדדים, יש להגדיר נקודות מדידה ומנגנונים לאיסוף ולעיבוד נתונים.

קבלת נתוני מדדים בזמן אמת משפרת פלאים את מוטות השליטה והבקרה של מנהלי הארגון.

שלב 5 – הכנת תוכנית שיפור

בשלב זה יש להציג למקבלי ההחלטות בארגון את הנתונים שנאספו – סקירת מצב קיים, נקודות תורפה מרכזיות, חלופות לפתרונות ומדדים להצלחה.

לצורך הכנת תוכנית השיפור על מקבלי ההחלטות בארגון לבצע את הפעולות האלה:

• לקבוע מהן החלופות המיטביות ליישום.
• להחליט האם ומתי ליישם כל חלופה שנבחרה.
• לתקצב את היישום.

תוכנית השיפור תציג  פתרונות ישימים להפיכת המצב הקיים לטוב יותר. בתוכנית השיפור יוצגו הפתרונות המוצעים, הערך המוסף של כל פתרון לארגון, האמצעים הנדרשים לביצוע כל פתרון ולוח הזמנים הצפוי.

לכל פתרון בתוכנית השיפור יוצגו הנתונים האלה:

• משימה – הסבר מפורט על הפעולה הנדרשת לביצוע.
• היעד לשיפור – כיצד ביצוע המשימה ישפיע על שיפור המצב הקיים.
• אחריות לביצוע – הפונקציה אשר אחראית כי המשימה תבוצע.
• לוח זמנים – מועד מתוכנן לסיום ביצוע המשימה.
• תקציב – הגדרת סכום הכסף ו/או כמות הזמן אשר הארגון מקצה לביצוע המשימה.

שלב 6: – יישום וליווי הפתרון

להצלחת היישום נדרשת מחויבות ומעורבות מלאה של הנהלת הארגון. על הנהלת הארגון לבצע את הפעולות האלה:

• לחייב באופן ברור וחד משמעי את העובדים והמנהלים לבצע במקצועיות ובנחישות את כל המשימות בהתאם ללוח הזמנים שנקבע.
• למנות פונקציה בכירה לניהול היישום.
• לקבוע אבני דרך ליישום כל פתרון. לכל אבן דרך לקבוע בקרות מול מדדי הצלחה לאיתור פערים בין מה שבוצע בפועל לבין מה שתוכנן. בהתאם לתוצאות הבקרה ההנהלה תחליט, האם להמשיך ביישום או לא.

מנהל היישום אחראי לבצע את הפעולות האלה:

• הקמת צוותי עבודה בתוך הארגון.
• מעקב ביצוע משימות מול לוח זמנים פרטני.
• דיווח להנהלת הארגון על התקדמות בפועל וכן על סוגיות או קשיים ככל שיש.
• הכנת חומרי עזר והכנת מערכי הדרכה.
• טיפול בהתקשרות מול ספקי שרות חיצוניים (ככל שיש).
• כתיבת נהלי עבודה.

שלב 7: שיפור מתמיד

הסביבה הארגונית נמצאת בשינוי מתמיד: הרגולציה משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת, עובדים משנים תפקידים או מתחלפים, נכנסים מתחרים חדשים לשוק.
ההנחה הבסיסית היא שתמיד אפשר לשפר. לכן, ככל שיישום של תוכנית השיפור מסתיימת, יש לחזור לשלב הראשון ולחזור על כל השלבים שוב. מעגל השיפורים הינו שיפור מתמיד.

במהלך הכנת תוכנית השיפור החדשה יש לנסות ולאתגר את המדדים להצלחה שנקבעו בתוכנית הקודמת, להציב רף הישגים גבוהה יותר ולשלב תוכנית להשגת האתגר.

מאמרים קשורים

שיפור היעילות הארגונית: תפקיד הייעוץ התפעולי

איזון בין יעילות כלכלית לאפקטיביות העובדים