הקדמה

ניהול יעיל של כספי הארגון חיוני להצלחה לטווח ארוך. היבט חיוני אחד של ניהול פיננסי הוא יצירה ויישום של נוהל תקציב. נוהל תקציב כתוב היטב מבטיח שכל בעלי העניין יבינו וימלאו אחר ההנחיות, מה שיאפשר לארגון לקבל החלטות מושכלות לגבי עתידו הפיננסי. מדריך לכתיבת נהלים זה זה יחקור את התהליך שלב אחר שלב של פיתוח נוהל תקציב, כולל הכנת טיוטת תקציב על ידי אומדן הוצאות שוטפות והכנסות צפויות לשנה שלאחר מכן, זיהוי פערים בתקציב וכינוס ועדה או מקבלי החלטות מרכזיים כדי לסקור ולאשר את התקציב. בנוסף, מדריך לכתיבת נוהל תקציב זה, יעסוק בחשיבות של בקרת תקציב לאורך השנה והצורך האפשרי לבצע התאמות בתקציב ככל שהנסיבות משתנות. על ידי ביצוע הנחיות אלה, ארגון יכול ליצור נוהל תקציב מקיף המקדם יציבות וצמיחה פיננסית.

הכנת טיוטת תקציב

אומדן ההוצאות השוטפות לשנה הבאה

הצעד הראשון ביצירת נוהל תקציב הוא לאמוד את ההוצאות השוטפות של הארגון לשנה הבאה. סקירת ההוצאות של השנה הקודמת היא נקודת התחלה טובה, שכן היא מספקת בסיס לעלויות הצפויות. זה צריך לכלול הוצאות קבועות, כגון שכר דירה, חשבונות ושכר, כמו גם הוצאות משתנות כמו שיווק, נסיעות ואספקה.

בנוסף לשקילת ההוצאות של השנה הקודמת, חשוב לזהות כל הוצאה חדשה או משתנה שעשויה להשפיע על התקציב. לדוגמה, אם הארגון מתכנן להרחיב את פעילותו, להעסיק עובדים נוספים או להשקיע בטכנולוגיה חדשה, יש לקחת בחשבון עלויות אלה בתקציב. על ידי בחינה מעמיקה של הוצאות עבר וצפויות כאחד, ארגונים יכולים ליצור הערכה מדויקת יותר של צרכיהם הפיננסיים לשנה הקרובה. אומדן ההכנסות הצפויות לשנה הבאה.

יחד עם אומדן ההוצאות, על הארגונים גם להעריך את ההכנסות הצפויות שלהם לשנה הבאה. תהליך זה אמור להתחיל גם הוא בבחינת ההכנסות מהשנה הקודמת, תוך בחינת מקורות ההכנסה השונים של הארגון, כגון מכירות, מענקים, תרומות או דמי חבר.

חשוב לצפות כל שינוי במקורות ההכנסה שעשוי להתרחש בשנה הקרובה. לדוגמה, אם הארגון מתכנן להשיק מוצר או שירות חדש, הדבר עשוי להוביל לעלייה במכירות. לחלופין, אם מענק משמעותי או מקור מימון עומדים לפוג, הדבר עלול לגרום לירידה בהכנסות. על ידי בחינה זהירה של כל השינויים הפוטנציאליים במקורות ההכנסה, ארגונים יכולים ליצור תחזית הכנסות מדויקת יותר לתקציב שלהם.

זיהוי ופערים תקציביים וטיפול בהם

לאחר שהארגון העריך את ההוצאות וההכנסות שלו לשנה הבאה, חשוב לנתח את ההפרש בין שני המספרים. אם ההוצאות המשוערות עולות על ההכנסות הצפויות, קיים פער תקציבי. על הארגונים לטפל בפער זה כדי להבטיח יציבות פיננסית.

ישנן מספר אסטרטגיות לסגירת פער תקציבי, כולל הגדלת ההכנסות, הפחתת ההוצאות או שילוב של שתיהן. לדוגמה, ארגונים יכולים לחקור מקורות הכנסה חדשים, כגון בחינת אפשרות לקבלת מענקים נוספים, הגדלת דמי החברות או הרחבת מוצריהם או שירותיהם. לחלופין, הם יכולים להפחית הוצאות על ידי קיצוץ בעלויות, ייעול הפעילות או משא ומתן מחדש על חוזים. על ידי בחינה זהירה של האפשרויות העומדות לרשותם, ארגונים יכולים לסגור פערים תקציביים וליצור תוכנית בת קיימא מבחינה כלכלית לשנה הקרובה.

כינוס ועדת תקציב או מקבלי החלטות מרכזיים

זיהוי החברים המתאימים

לפני הצגת טיוטת התקציב, חשוב לכנס ועדת תקציב או לכנס מקבלי החלטות מרכזיים שיהיו אחראים על בחינת התקציב ואישורו. בדרך כלל, קבוצה זו צריכה לכלול את מנהל הכספים, אשר ימלא תפקיד קריטי בפיקוח על תהליך התקציב. עם זאת, בעלי עניין אחרים, כגון ראשי מחלקות, חברי דירקטוריון או צוות בכיר, עשויים גם הם להיות מעורבים בתהליך קבלת ההחלטות. על ידי שיתוף האנשים המתאימים, ארגונים יכולים להבטיח כי כל נקודות המבט נלקחות בחשבון וכי תהליך התקציב הוא שקוף וכוללני.

תפקיד הוועדה או מקבלי ההחלטות בתהליך התקצוב

לוועדת התקציב או למקבלי ההחלטות תפקיד חיוני בתהליך התקצוב. אחריותם העיקרית היא לבחון את טיוטת התקציב, לספק משוב, ובסופו של דבר לאשר את התקציב הסופי. עליהם להכיר את המטרות הפיננסיות וסדרי העדיפויות של הארגון, כמו גם את כל האילוצים או האתגרים שעלולים להשפיע על התקציב. על ידי השתתפות פעילה בתהליך התקציב, אנשים אלה יכולים לעזור להבטיח כי התוכנית הפיננסית של הארגון עולה בקנה אחד עם יעדיו האסטרטגיים וכי המשאבים מוקצים ביעילות.

הצגת טיוטת התקציב

הכנת מצגת תקציב ברורה ומפורטת

לאחר הכנת טיוטת התקציב, חשוב להציגה לוועדת התקציב או למקבלי ההחלטות בצורה ברורה ומפורטת. המצגת צריכה לכלול סקירה כללית של אומדן ההוצאות וההכנסות לשנה העוקבת, וכן פירוט של סעיפי תקציב ספציפיים. על ידי מתן סקירה מקיפה של התוכנית הפיננסית, ארגונים יכולים לטפח תהליך תקציב שקוף ושיתופי.

הדגשת סעיפי תקציב מרכזיים והרציונל שלהם במהלך המצגת, חיוני להדגיש את סעיפי התקציב העיקריים ולהסביר את ההיגיון שמאחוריהם. זה צריך לכלול כל שינוי משמעותי מהשנה הקודמת, כגון הוצאות חדשות או מקורות הכנסה, כמו גם כל תחום שבו הארגון בחר להגדיל או להקטין את ההוצאות. על ידי ביטוי ברור של ההיגיון העומד מאחורי החלטות התקציב, ארגונים יכולים להקל על דיון מעמיק ופרודוקטיבי יותר בקרב הוועדה או מקבלי ההחלטות.

התייחסות לשאלות ולדאגות מצד הוועדה או מקבלי ההחלטות

כחלק מהמצגת, חשוב להתייחס לכל שאלה או דאגה שעשויה להיות לוועדה או למקבלי ההחלטות לגבי טיוטת התקציב. זה עשוי לכלול מתן מידע נוסף על סעיפי תקציב ספציפיים, הסבר לגבי יעדי הארגון ויעדיו הפיננסיים, או דיון בסיכונים ובאתגרים אפשריים. על ידי התייחסות לנושאים אלה באופן פתוח וכנה, ארגונים יכולים לטפח תחושת אמון ושיתוף פעולה בקרב כל בעלי העניין המעורבים בתהליך התקציב.

דיון בתקציב ובשינוי סעיפים

השתתפות בתהליך סקירה משותפת

לאחר הצגת טיוטת התקציב, חיוני לשתף את הוועדה או מקבלי ההחלטות בתהליך סקירה משותף. זה צריך לכלול דיון מעמיק בסעיפי התקציב, כאשר בעלי העניין שואלים שאלות, נותנים משוב ומציעים שינויים אפשריים. על ידי עידוד דו-שיח פתוח וכנה, ארגונים יכולים להבטיח שכל הפרספקטיבות יילקחו בחשבון ושתקציב הגמר ישקף את צורכי הארגון ואת סדרי העדיפויות שלו.

זיהוי תחומים להתאמה במהלך תהליך הסקירה, הוועדה או מקבלי ההחלטות עשויים לזהות תחומים בתקציב הדורשים התאמה. זה יכול לכלול הגדלה או הקטנה של ההוצאות בקטגוריות ספציפיות, הקצאה מחדש של משאבים כדי להתאים טוב יותר ליעדי הארגון, או שינוי תחזיות ההכנסות בהתבסס על מידע חדש. על ידי עבודה משותפת כדי לזהות ולטפל בסוגיות אלה, ארגונים יכולים ליצור תקציב מדויק ויעיל יותר.

ביצוע התאמות הכרחיות לטיוטת התקציב

לאחר שהוועדה או מקבלי ההחלטות סיפקו משוב וזיהו תחומים להתאמה, חיוני לבצע את התיקונים הדרושים בטיוטת התקציב. זה עשוי לכלול שינוי הערכות הוצאות או הכנסות, התאמת הקצאת ההוצאות או עדכון סעיפי התקציב כדי לשקף טוב יותר את עדיפויות הארגון. על ידי שילוב המשוב והתובנות של הוועדה או מקבלי ההחלטות, ארגונים יכולים לפתח תקציב סופי שהוא גם מדויק וגם מותאם אסטרטגית.

אישור התקציב

קבלת קונצנזוס מהוועדה או מקבלי ההחלטות

לאחר ביצוע כל התיקונים הדרושים, השלב האחרון בתהליך התקציב הוא קבלת קונצנזוס מהוועדה או מקבלי ההחלטות. זה עשוי לכלול עריכת הצבעה רשמית או פשוט לוודא שכל בעלי העניין מסכימים לתקציב הסופי. על ידי קבלת קונצנזוס, ארגונים יכולים להוכיח שתהליך התקציב שלהם הוא שיתופי, שקוף וכוללני.

הפיכת התקציב שאושר לרשמי

לאחר שהושג קונצנזוס, חיוני להפוך את התקציב שאושר לרשמי. זה עשוי לכלול יצירת מסמך תקציב סופי, הפצתו לבעלי העניין הרלוונטיים ושילובו במערכות הניהול הכספי של הארגון. על ידי הפיכת התקציב לרשמי, ארגונים יכולים להבטיח שכל בעלי העניין מודעים לתוכנית הפיננסית וכי המשאבים מוקצים בצורה יעילה.

ביצוע בקרת תקציב במהלך השנה

ניטור קבוע של הוצאות והכנסות בפועל אחד ההיבטים החשובים ביותר של ניהול תקציב הוא ניטור קבוע של הוצאות והכנסות בפועל לאורך השנה. זה אמור לכלול השוואה של ביצועים פיננסיים בפועל לתקציב שאושר, זיהוי כל סטייה ונקיטת פעולות מתקנות לפי הצורך. על ידי ניטור קבוע של הביצועים הפיננסיים, ארגונים יכולים להבטיח שהם נשארים במסלול הנכון כדי לעמוד ביעדים הפיננסיים שלהם ושהמשאבים מנוצלים ביעילות.

זיהוי וטיפול בסטיות מהתקציב

אם ארגון מזהה סטיות מהתקציב, חיוני לטפל בסוגיות אלה במהירות. זה עשוי לכלול התאמת הוצאות, הקצאה מחדש של משאבים או חיפוש מקורות הכנסה נוספים. על ידי טיפול בסטיות מהתקציב באופן יזום, ארגונים יכולים לשמור על יציבות פיננסית ולהבטיח שתוכניתם הפיננסית תישאר מותאמת ליעדים האסטרטגיים שלהם.

התאמת התקציב לפי הצורך

במקרים מסוימים, ייתכן שארגונים יצטרכו להתאים את תקציבם במהלך השנה כדי להתחשב בנסיבות משתנות, כגון הוצאות בלתי צפויות או מחסור בהכנסות. זה אמור לכלול חזרה לתהליך התקציב, ביצוע התיקונים הדרושים וקבלת אישור מהוועדה או מקבלי ההחלטות. על ידי התאמת התקציב לפי הצורך, ארגונים יכולים להבטיח שתוכניתם הפיננסית תישאר מדויקת ותגובתית לצרכים המשתנים שלהם.

הגברת התקציב במהלך השנה

זיהוי סיבות להגדלות תקציב

ייתכנו מקרים שבהם ארגון צריך להגדיל את תקציבו במהלך השנה. זה יכול להיות עקב הוצאות בלתי צפויות, הזדמנויות חדשות לצמיחה, או ביקוש מוגבר למוצרים או לשירותים של הארגון. במקרים אלה, חיוני לזהות את הסיבות להגדלת התקציב ולקבל אישור מהוועדה או מקבלי ההחלטות.

קבלת אישור להתאמות תקציב אם ארגון קובע שעלייה בתקציב היא הכרחית, חיוני לקבל אישור מהוועדה או מקבלי ההחלטות. ייתכן שזה כרוך בהצגת תקציב מתוקן, הסבר על ההיגיון מאחורי העלייה וטיפול בכל שאלה או דאגה. על ידי קבלת אישור להתאמות תקציב, ארגונים יכולים להבטיח שתוכניתם הפיננסית תישאר שקופה ושיתופית.

סיכום

לסיכום, הליך תקצוב מקיף הוא מרכיב חיוני בניהול פיננסי מוצלח עבור ארגונים. על ידי ביצוע התהליך שלב אחר שלב המפורט במדריך לכתיבת נוהל תקציב זה, ארגונים יכולים לפתח תקציב שמשקף במדויק את צרכיהם ועדיפויותיהם, מטפח שיתוף פעולה ושקיפות בקרב בעלי העניין ומקדם יציבות וצמיחה פיננסית. על ידי ניטור קבוע והתאמת התקציב לאורך השנה, ארגונים יכולים גם להבטיח שתוכניתם הפיננסית תישאר מגיבה לצרכיהם המשתנים וכי המשאבים מוקצים ביעילות. בסופו של דבר, הליך תקצוב מעוצב היטב יכול לשמש כתוכנית דרך להצלחה פיננסית עבור כל ארגון.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.