תקן כוח-אדם

המשאב היקר והמשפיע ביותר על הרווחיות של כל ארגון, הוא המשאב האנושי. הכוונה אינה רק לעלויות השכר, אלה גם לידע המקצועי, אופן התפקוד והכישורים של העובדים והמנהלים.
יעד ניהול עוסקת מעל 20 שנים בהגדרת תקני כוח-אדם ותכנון משרות באופן היעיל והרווחי ביותר לארגון.

תכנון תקני כוח אדם, כולל שלושה מרכיבים מרכזיים:

• בחינה ראשונית של הפוטנציאל להתייעלות.
• קביעת תקני זמן לפעילויות.
• תכנון משרות והגדרת המשאב האנושי.

בחינת הפוטנציאל להתייעלות

הפוטנציאל להתייעלות הינו הפער בין הזמן ברוטו לבין הזמן נטו המושקע בעבודה ישירה (ייצור או מתן שירות).
כדי להגדיר את הפוטנציאל להתייעלות, יעד ניהול עורכת תצפיות במהלך ימי העבודה (בכלל זה גם משמרות ככל שיש).
התוצר של שלב זה הינו מסמך המפרט את הנושאים האלה:

• זמן שאינו פרודוקטיבי – תחומים בהם מושקע זמן שלא לצורך עבודה ישירה, כגון: ביטול זמן עקב תקלות במכונות או ציוד, בטלה בגין המתנה לסיום פעולת מכונה, זמן לצרכים אישיים (שירותים, שתייה, סיגריה, תפילה וכדומה), איחור או הקדמת הפסקות, שיחות בטלות ועוד.
• המשאב האנושי – הערכה על התנהלות העובדים במהלך התצפיות, כגון: מקצועיות, מיומנות, משמעת, זריזות, איטיות, מסירות, התמרמרות, התאמה לתפקיד וכדומה.
• נקודות תורפה – נושאים אשר זוהו כחלשים במהלך ביצוע התצפיות, כגון: כשלים בהעברת מידע ניהולי בזמן אמת, שימוש בטכנולוגיות מיושנות, תהליכים חסרים, אחריות שאינה ברורה, חוסר בבקרה על תהליכים ונקודות נוספות ככל שיש.
• כיוונים ראשוניים לפתרונות – אמצעים או דרכי פעולה בסיסיים לצמצום בזבוז והגדלת הרווחיות.

הפוטנציאל להתייעלות מציג את האפשרויות העומדות בפני הארגון, לחיסכון בעלויות והגדלת רווחיות.

קביעת תקן זמן

תקן זמן מגדיר את הזמן הנורמלי לבצע פעולה או תהליך.
תקן הזמן נקבע על-ידי מדידת זמנים, חקר עבודה ושימוש בכלים ומתודולוגיות מתחום הנדסת תעשייה וניהול.

שיטות המדידה הנפוצות הן אלה:

• חקר רב-תצפיתי – בדיקה מה עושה עובד בכל פרק זמן קבוע. באמצעות השיטה ניתן לקבוע את אחוז הזמן הנדרש לבצע משימות מוגדרות מסך יום העבודה. שיטה זו יעילה בעיקר למדידת עבודה שאינה מחזורית (עבודה מחזורית היא תהליך עבודה הכולל פעילויות המבוצעות בּמחזוֹרים זהים וקבועים).
• מדידה ישירה – מדידת זמנים לביצוע פעילויות מחזוריות בעזרת שעון עצר. בשיטה זו משתמשים בעיקר למדידת עבודה המורכבת מפעולות מחזוריות.

שיטות המדידה הפחות נפוצות הן אלה:

• שיטה סינתטית: בניית תקן לאלמנטים חדשים מתוך רשימת תקני זמן של אלמנטים אחרים ודומים אשר כבר נקבע להם תקן בעבר.
• שיטות אנליטיות: שיטות אלו מיועדות בעיקר לקביעת תקני זמן לעבודות חד פעמיות כגון: בניית מתקנים, עבודת שיפוץ או תחזוקה. בשיטה זו תקן הזמן מחושב על-ידי "דעת מומחים", כלומר מומחים בעלי ניסיון רב בעבודה מהסוג הנדרש או דומה. העבודה מחולקת לשלבים כך שההערכה תהייה נוחה יותר, כל מומחה מעריך מניסיונו את משך הזמן הנדרש לביצוע כל שלב (ההערכה קובעת את זמן התקן).

תכנון משרות והגדרת המשאב האנושי.

תקן הזמן הינו הבסיס לתכנון משרות. בעזרת זמן התקן מבוצעות הפעילויות האלה:

• תכנון פריסת כוח האדם באופן יעיל ואפקטיבי כדי למנוע עומסים (צוואר בקבוק) או בטלה.
• קביעת מספר המשרות הנדרשות והיקפן לצורך ביצוע הפעילות בארגון.
• בחינת יעילות עובדי הארגון.
• איתור תהליכי שיפור בפעילויות אשר משך הביצוע שלהן ארוך יחסית.
• כימות  עלויות כוח האדם.
• הגדרת תמריצים ושכר עידוד.

בעולם העבודה של היום איכות היא הכרח, לכן תקן הזמן אינו הפרמטר היחיד לתכנון כוח האדם. במקביל לקביעת כמות כוח האדם יש לבצע את הפעולות האלה:

• להגדיר לכל משרה מהו המשאב האנושי המתאים למלא את התפקיד.
• להכין תוכנית לשימור הידע הארגוני, ובכלל זה כתיבת נהלים והוראות עבודה.
• להגדיר מדדים להצלחה ואמצעי דיווח ובקרה.
• להגדיר מנגנונים להעברת מידע ניהולי בזמן אמת.