פתרונות להתייעלות ארגונית (ייעוץ ארגוני)

התייעלות ארגונית

חברות וארגונים מכל סוג נדרשים להתייעל ללא הרף, כדי לעמוד בתחרות מול סביבה טכנולוגית מתפתחת ושווקים דינאמיים.

יעד ניהול: נוסדה בשנת 1999 על-ידי רן פרייז B.Sc בהנדסת תעשיה וניהול, בעל 20 שנות ניסיון בהסדרת תהליכים איכותיים בארגונים המובילים בישראל.

יעד ניהול מיישמת את "מודל 7 השלבים – למצוינות באיכות תפעולית". המודול פותח בחברתנו תוך שילוב ידע מקצועי וניסיון רב שנים. יישום המודל מסייע ללקוחותינו בהשגת פתרונות מתקדמים להתייעלות ומקסום האפקטיביות הארגונית. המודל ניתן ליישום בכל ארגון (יצרני/מספק שירות).

הצוות שלנו כולל מהנדסי תעשייה וניהול בעלי ניסיון רב שנים באיתור מוקדי אי יעילות ואי סדר ארגוני ומעמידים מולם פתרונות יצירתיים ומקצועיים.

לקוחות יעד ניהול כוללים תאגידים מובילים וכן חברות קטנות ובינוניות. בין לקוחותינו: בנק הפועלים, הבורסה לנירות ערך, פז תחנות דלק וחנויות נוחות, עיריית הרצליה, קווים תחבורה ציבורית, אל-על, ב.ר.מ – ביצי רבייה מענית, רשות הטבע והגנים, תרכובות ברום ועוד רבים נוספים.

יעד ניהול מציעה קשת רחבה של שרותי ייעוץ למצוינות באיכות תפעולית:

מודל 7 השלבים למצוינות באיכות תפעולית:

יעד ניהול פיתחה ומיישמת מתודולוגיה למצוינות באיכות תפעולית הכוללת 7שלבים. להלן "על קצה המזלג" העקרונות דרכי הפעולה שלב אחר שלב:

שלב 1:  סקירה וניתוח תהליכים קיימים:

לימוד המצב הקיים בארגון, הינו שלב קריטי ובסיסי בדרך ליצירת פתרונות יעילים ואפקטיביים. לצורך ביצוע שלב זה, אנו נעזרים בארגז הכלים המקצועי שלנו הכולל שיטות הנדסיות וחדשניות לחקר תהליכים ארגוניים. הביצוע כולל פעילויות כגון:

שלב 2: זיהוי נקודות תורפה:

לכל ארגון ולעיתים לכל תהליך בארגון קיימות נקודות תורפה. איתור נקודות התורפה ומוקדי בזבוז המשאבים בתהליכי הארגון ,הנם השלב המרכזי בדרך לפתרון והגשמת המטרות.
נקודות התורפה אשר נבחנות מתמקדות בזיהוי נקודות כשל, כגון:

שלב 3: המלצות לשיפור

איתור פתרונות בתחום העסקי והניהולי, הינו פועל יוצא של ניסיון, הכרת תהליכים דומים בארגונים אחרים וחשובה לא פחות היא היצירתיות והיכולת לראיה מערכתית של כלל התהליכים בארגון והשפעות חוצי ארגון.

מהנדסי יעד ניהול מנוסים ומיומנים בשיפור תהליכים תוך הצגת ראיה חדשה, בחתירה להתייעלות ומקסום האפקטיביות הארגונית. העבודה נעשית באופן סינרגטי להשגת המטרות הארגוניות תוך כדי עידוד יצירתיות וצמיחה. רוב הפתרונות מתמקדות בחיסכון בכסף ובזמן, אולם נושא הסדר, הארגון ובקרת התהליכים מקבלים את תשומת הלב הראויה.

ההמלצות ככלל מתמקדות בתחומים קלסיים כגון:

שלב 4: הגדרת נקודות בקרה ומדדים להצלחה

שלב 5: הכנת תוכנית שיפור

תוכנית השיפור כוללת מרכיבים ניהוליים, ארגוניים ותפעוליים הנדרשים לצורך השגת המטרות והיעדים. במרכז התוכנית מוצגת רשימת משימות לביצוע, כאשר לכל משימה מפורטים הסעיפים הבאים:

שלב 6: יישום וליווי הפתרון

יעד ניהול ערוכה ומיומנת לסייע בביצוע ובניהול המשימות המוגדרות בתוכנית העבודה, כגון:

שלב 7: שיפור מתמיד

ארגונים נתונים להשפעה מתמדת של גורמים פנימיים וחיצוניים היוצרים סביבה דינמית ומשתנה. כדי להשתפר ולהבטיח שרידות לאורך זמן, על הארגון להיערך ולתת מענה הולם לכל שינוי. השיפור המתמיד מבוסס על ארבע רבדים:

ארגז הכלים של יעד ניהול

התייעלות הינו תהליך כבד משקל הדורש עבודה מעמיקה ושקולה. ניסיון ומיומנות הנם משאבים הכרחיים אולם הם אינם מספיקים. כדי לבצע תהליך התייעלות ברמה גבוהה, המניב חיסכון בכסף ומשאבים נדרש ארגז כלים מצויד היטב.

הצוות המקצועי של יעד ניהול, צובר ניסיון ומתעדכן כל הזמן החידושים ועדכונים של מודולים מהארץ ובעיקר מהעולם, המכוונים לשיפור ביצועים עסקיים.

אנו נעזרים בתאוריות ומודולים להתייעלות ארגונית:

כלי עבודה 1: ניהול רזה Lean Management

ניהול רזה הינה פילוסופיה המתורגמת למתודולוגיה אשר מטרתה מניעת בזבוז משאבים.

בבסיסה הפילוסופיה של הניהול הרזה מתמקדת בשמירה על ערך מקסימלי הנובע ממינימום השקעה.

"ערך" מוגדר ככל פעולה או תהליך שהלקוח יהיה מוכן לשלם בעברו. בעיקרו של דבר ניתן לומר כי ניהול רזה Lean Management, הנו וריאציה של המושג יעילות. כלומר, ניהול רזה הינו מתמקד בהגברת היעילות, הפחתת הפסולת ושימוש בשיטות מוכחות לקבלת החלטות של מה חשוב יותר. הניהול הרזה כולל מספר כלים ושיטות והשגת המטרה. בהמשך נפרט מספר שיטות מרכזיות ליישום התייעלות ארגונית ברוח הניהול הרזה.

כלי עבודה 2: תרשים עצם הדג

תרשים עצם הדג הינו חלק מפילוסופיית הניהול הרזה (Lean Management). השימוש בתרשים מסייע בהובלת תהליכי ההתייעלות.

בעזרת שימוש נכון בתרשים ניתן לזהות את הסיבות, הגורמים או השינויים המובילים לתוצאה סופית בלתי רצויה. תרשים עצם הדג מאפשר הצגה וויזואלית ופשוטה של נקודות תורפה ודרכים לפתרון. השימוש בתרשים הדג מסייע לתהליך סיעור מוחות ואיתור הגורמים לכשל במוצר או כשל בתהליך העבודה.

כלי עבודה 3: קייזן Kaizen

קייזן Kaizen הנו חלק מפילוסופיית הניהול הרזה (Lean Management). בבסיסו הקייזן מתמקד על ביצוע שיפורים קטנים ורבים אשר מתמשכים לאורך זמן.

קייזן Kaizen סובר כי כל עובד יכול וידע להמליץ על ביצוע שינויים לשיפור והתייעלות. ברוב המקרים, שינויים יהיו קטנים וישפיעו מעט, אולם כאשר הרבה שינויים קטנים מתרחשים, הסך הכול מביא לשיפור גדל והולך.

הקייזן Kaizen רותם את כל עובדי הארגון לצורך זיהוי נקודות תורפה, חקר המקור שלהם ובדרכים לפתרון. בארגונים המיישמים את פילוסופית הקייזן ניתן למצוא בממוצע 20-25 הצעות לשיפור מכל עובד ברמה שנתית.

כלי עבודה 4: S5

5S (חמשת ה – S ים) הינה שיטה המשמשת לסיוע בתהליכי ביטול בזבוז. השיטה מבוססת על פעולות בהתאם לחמש מילים ביפאנית אשר כולם מתחילות באות :S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

המילים תורגמו חמש מילים באנגלית, אשר למרבה הפלא גם הם מתחילות באות S:
Sort (למיין): לחסל את כל הכלים מיותרים, חלקים, מסמכים וכדומה באזורי העבודה. יש לשמור רק פריטים חיוניים במקומות נגישים, כל השאר יאוחסן או יושמד. כך סביבת העבודה תהייה בטוחה יותר, ללא גורמים מפריעים.

Straighten (ארגון): סידור אזור העבודה, כלי עבודה, ציוד וכדומה, באופן בו הפריטים אשר השימוש בהם הינו השכיח ביותר, יהיו במקום זמין וקל לאיתור. מטרת השלב הזה, היא לחסל בזבוז זמן לצורך קבלת הפריטים הדרושים במהלך הפעילות השוטפת.

Shine (ניקיון): ניקוי סביבת העבודה והציוד ושמירה על הניקיון. כל עובד המסים את המשמרת או את יום העבודה, ישאיר את סביבת העבודה נקייה כאשר כל דבר נמצא במקום המיועד לו. הדבר מבטיח שכל דבר ימצא במקום כאשר תוחלף המשמרת או בתחילת יום העבודה הבא.

Standardize (אחידות): כל תחנות העבודה המיועדות לבצע פעילות מסוימת אחת, צריכות להיות זהות. כל העובדים אשר עושים את אותה עבודה צריכים להיות מסוגלים לעבוד בכל תחנה עם אותם הכלים אשר נמצאים באותו מיקום בכל תחנה. כל אחד צריך לדעת בדיוק מה האחריות שלו או שלה.

Sustain (המשכיות): לאחר ש4 הS הקודמים יושמו, הם הופכים לדרך החדשה לתפעול. יש לשמור להתמקד בדרך חדשה זו ואין לאפשר חזרה הדרגתית להרגלים הישנים. כאשר עולה לדיון נושא חדש, כגון: שיפור ביצועים, דרך חדשה של עבודה, כלי חדש או דרישת תפוקה חדשות, יש לסקור את 4 ה S הקודמים ולבצע שינויים בהתאם.

כלי עבודה 5: PDCA – Plan-Do-Check-Act

בעברית: תכנן-עשה-בדוק-פעל – שיטת ניהול אינטראקטיבית, הפועלת במעגל של ארבע שלבים. מטרת השיטה היא לייצר תהליך עסקי של שיפור מתמיד של תהליכים. השיטה קובעת ארבע שלבים אשר בהם יש לעבור לפי סדר החל משלב הגדרת הבעיה או הגדרת המטרה ועד לפתרון או השגת המטרה וחוזר חלילה, שוב ושוב בצורה מעגלית.

Plan (תכנן) – הגדרה ממוקדת של הבעיה ואיתור פתרון. את הפתרון יש לפרוט ליעדים ומטרות הכוללים את התשובות של: מה לעשות כדי לשפר? ואיך עושים את זה?

Do (עשה) – פעל על-פי התכנון, אולם תחילה מומלץ לבחון את הפתרון באופן ניסיוני, לצורך בדיקת סיכויי ההצלחה לפני יישום הפתרון באופן מלא.

Check (בדוק) – בדיקת תכנון מול ביצוע לצורך איתור הפערים. האם כאשר הפתרון יושם באופן ניסיוני הושגו התוצאות הרצויות, או לא? תוך כדי בדיקה ניתן גם לאתם נקודות חדשות אשר לא חשבו אליהם בזמן התכנון. כאן המקום לשפר ולייעל את המשך היישום או אפילו להגדיר את הפתרון כלא יעיל ולבטל את המשך היישום.

Act (פעל) – יישם את הפתרון בקנה מידה גדול יותר, מדוד ובדוק האם הושגו היעדים והמטרות אשר הוגדרו. אם כן הפתרון יהפוך להיות חלק משגרת העבודה. בשלב זה יש גם לבחון אפשרות לצרף ולשתף את הפתרון עם פונקציות אחרות (למשל: מחלקות אחרות, ספקים, לקוחות).

בסיום ביצוע כל ארבע השלבים, מתחיל שוב סבב נוסף של קבלת החלטות על מעגל שיפורים נוסף לפי הצורך והעניין.

כלי עבודה 6: מערכת איכות 9000ISO

מערכת ניהול האיכות ISO 9000 (איזו 9000) הינה מסגרת כלל עולמית לניהול איכות המוגדרת על-ידי ארגון תקינה עולמי ISO (International Organization for Standardization) ונמצאת כיום בשימוש של למעלה מ- ¾ מיליון ארגונים ב- 161 מדינות (בישראל כ- 6,500 ארגונים עובדים לפי התקן). ISO 9001 קובע את תקן האיכות לא רק עבור מערכת ניהול האיכות אלא עבור ניהול הארגון בכלל.

מערכת האיכות מבוססת על שמונה גורמים להתייעלות ואפקטיביות:

התמקדות בלקוח: התאמת השרות/מוצר לצורכי הלקוח;

מנהיגות: ה"נשמה" של הארגון, על המנהלים לייצר אוירה נעימה תוך כדי עבודה לפי נהלים ברורים;

מעורבות עובדים: ההנהלה תעודד את העובדים להיות שותפים ביישום תהליכים, שינויים ואיתור נקודות לשיפור;

גישה תהליכית: סדר, ארגון ואחידות בתהליכי העבודה;

גישה מערכתית לניהול: הבנה וחיזוק קשרי הגומלין בין התהליכים בארגון;

שיפור מתמיד: העלאת האפקטיביות והיעילות באופן והדרגתי מתמיד לאורך זמן. השלב הראשון של השיפור המתמיד מתחיל בהגדרת מדדים ומדידה. השלב בשני הוא אתגור המדדים (העלאת מדד האיכות הקיים לרף גבוה יותר של האיכות). השלב השלישי והאחרון הוא ניטור, מעקב רציף ובקרה אחר התוצאות, הגדרת פעולות מונעות ומתקנות. בדרך זו ניתן להשיג שיפור מתמיד של היעילות והאפקטיביות הארגונית. יש המקצרים את ההגדרה של השיפור המתמיד לשלוש המילים: "הגדר", "אתגר", "נטר".

הערך ביחסי ספק לקוח: על הארגון להכיר את הספקים והלקוחות הפנימיים והחיצוניים ולבסס את היחסים על הערך המסופק או נרכש. חשוב להדגיש כי בארגון היחסים בין הפונקציות והמחלקות הנן יחסי ספק לקוח. כל תהליך פנים ארגוני פעם הוא ספק ופעם הוא לקוח ובכל פעם הערך נמדד והתועלת נמדדת;

קבלת החלטות מבוססת ידע מדוד ומדויק: החלטות ניהוליות אפקטיביות יתקבלו על בסיס של ניתוח נתונים מדויקים המגיעים בזמן בראוי לצורך קבלת ההחלטות.

כחברת ייעוץ מובילה מתחום הנדסת תעשייה וניהול וניהול רזה, יעד ניהול ממליצה לכל ארגון ליישם מתודולוגיות חשיבה ניהולית חדשנית ויצירתית. מהנדסי תעשייה וניהול של חברתנו הינם בעלי ניסיון רב שנים בשיפור וייעול של תהליכי עבודה המובילים את הארגון לחיסכון בכסף ויצירת סביבת עבודה נעימה יותר לעובדים ומנהלים.

נשמח להיפגש לייעוץ ראשוני חינם 

ניתן ליצור קשר ישיר עם רן פרייז מנכ"ל יעד ניהול בטלפון  050-7494059