ארגון ושיטות – תרשים דג (Fish-bone Diagram)

תרשים הדג הוא כלי עבודה מתחום הייעוץ הארגוני, המשמש צוות סיעור מוחות המבצע פרויקט "ניהול רזה" Lean_Management, שש סיגמה  6 Sigma.

התרשים, מסייע לתחם מקורות פוטנציאליים לכשלים וכן לאתר את שורש החולשות המביאות לתוצאות לא רצויות.

תרשים עצם הדג, נקרא גם דיאגרמת סיבה ותוצאה ואף מכונה לעתים תרשים אישיקאווה, על-שם היוצר שלה.

התרשים מציג באופן היררכי ופשוט, את הגורמים התורמים להיווצרות בעיה.

השימוש בהיררכיה, מוסיף ערך אפקטיבי להבנת שורש הבעיה. לעתים התרשים חושף מקרים בהם כשל קטן בפני עצמו, משפיע על סביבתו הקרובה ומביא את הכשל גם אליה וזו תשפיע על סביבתה שלה וכך הלאה.

מטרת תרשים הדג היא לזהות את הסיבות, הגורמים או השינויים המובילים לתוצאה סופית בלתי רצויה. באופן הצגתו הוויזואלית הפשוטה, תרשים הדג מסייע לתהליך סיעור מוחות ואיתור נקודות תורפה, הגורמים לכשל במוצר או תהליך.

מתודולוגית תרשים הדג, ניתנת לשימוש בתיאור כל סוג של בעיה.

1. ראש הדג: ההשפעה או התוצאה הלא רצויה. השלב זה יש להגדיר הבעיה או הנושא למחקר: כאן חייבים להיות מעוד מדויקים וברורים.

2. הסתעפות הראשונה מהעצם האנכית: בשלב זה יש לבחור תחומי מיקוד. קיימים מספר תחומי מיקוד בהם מרוכזים הבעיות:

   • ארבעת "M" (האמים):  Methods (שיטות), Machines (מכונות), Materials (חומרים), Manpower (כוח אדם).

   • ארבעת "P" (הפיז) : Place (מקום), Procedure (נהלים), People (אנשים), Policies (מדיניות).

   • ארבעת "S" (האסים) – "Skills (מיומנות), Systems (מערכות), Suppliers (ספקים), Surroundings (סביבה).

     הערה: תחומי המיקוד לעיל נועדו לסייע בבחירה, אולם הם בהחלט לא סופיים. תחומי המיקוד ייבחרו בהתאם לבעיה והתהליך הייעודי.

3. תתי הסתעפויות: בשלב זה מתחיל סיעור המוחות לכשלים אפשריים. חברי הצוות מעלים רעיונות רבים ככל האפשר לגורמי הבעיה בכל תחומי המיקוד.
   שלב זה מבוסס על השאלה "למה?", שאלה אותה שואלים שוב ושוב. כאשר המטרה היא איתור סיבות השורש לכשלים.
   למשל בתחום המיקוד "בקרה" אחת התוצאות יכולה להיות "טעויות במידה", כאשר הסיבות יכולות להיות: "מכשירי מדידה לא מכוילים" או "חוסר במכשירי מדידה מתאימים" וכדומה.
   שלב זה נמשך עד שנמצא מידע שימושי לבחינת גורמי השורש לבעיה.

4. איתור גורמים סבירים לבעיה: בשלב זה, תרשים הדג כבר מוכן אולם לא כל הפריטים בהסתעפויות השונות חשובות באותה המידה.
   על חברי הצוות לבחור את הגורמים המשפיעים ביותר על הגורמים לבעיה המוצגת בראש הדג (רצוי להקיף אתם בעיגול).

5. לחקור: זה הזמן לאיסוף נתונים, כדי לאשר כי הגורמים הנבחרים הם הגורמים האמתיים. ניתן להשתמש במגוון רחב של תהליכי מדידה הנהוגים בארגון ושיטות: איסוף מידע ממסמכים, מערכות מידע, בחינת פעילויות ידניות מרובות, בחינת קשרי הגומלין והממשקים בין התהליכים, זיהוי מקומות בהם לא קיימת אחריות ברורה, חוסר בנהלים ועוד.
   הצגת מספרים ועלויות/הפסדים הם קריטיים למקבלי ההחלטות כדי להגיע לכלל החלטה האם להשקיע משאבים וכסף בפתרונות המוצעים.
   כאשר גם המספרים יכולים לתמוך בבחירת הגורמים לבעיה, אזי התרשים טוב וניתן להמשיך לשלבים הבאים.

6. השלבים הבאים: איתור פתרונות, בדיקת ישימות, תקצוב פתרון מיטבי ויישום הפתרון בארגון.

שיטות נוספות בתחום הייעוץ הארגוני – ניהול רזה

• PDCA – Plan-Do-Check-Act או בעברית: תכנן–עשה–בדוק–פעל, היא שיטת ניהול אינטראקטיבית (מבוססת על הדדיות), הפועלת במעגליות במטרה לייצר שיפור מתמיד.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.