בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

FRESH - מע’ ניהול נהלים

מערכת ניהול נהלים   כתיבת נהלים ברורים ומסודרים, הינה נדבך חשוב בהצלחת הארגון ומימוש יעדיו.

אולם, נהלים מעולים ככל שיהיו, אינם מספיקים.

נהלים מאבדים את תועלתם לארגון, כאשר הם אינם מופצים בפלטפורמה נכונה.

ארגון המעוניין כי הנהלים ישמשו את עובדיו ומנהליו כראוי, זקוק למערכת טובה וידידותית לניהול נהלים.

מערכת ניהול נהלים FRESH, מספקת פלטפורמה חדשנית ומושלמת לכל ארגון, המעוניין כי נהליו יהיו זמינים במהירות ובפשטות לכל משתמש.

המערכת החדשנית לניהול נהלים FRESH, הופכת את עולם הנהלים בארגון לפשוט, יעיל ומהיר.

 
אנו שמחים לשתף אתכם בהצגת חלק מהיתרונות הפונקציונאליים של מערכת ניהול נהלים FRESH:

1. מערכת מבוססת Work Flow


בעזרת Work Flow, ניתן להגדיר משימות ותהליכים, אשר מתקדמים אוטומטית לאורך כל השלבים בחיי הנוהל:

  • ייזום כתיבת נהלים חדשים או עריכת נהלים קיימים;
  • כתיבה/עריכה של נהלים;
  • סבב אישורים;
  • הפצה;

מספר הפעילויות אשר המשתמש יכול להגדיר ב- Work Flow, אינו מוגבל. למשל סבב האישורים יכול להתבצע בסבב של במספר רמות: אישור מקצועי, אישור לשוני, אישור מנהל בדרג זוטר, אישור מנהל מדרג בכיר, ועוד.

אין צורך לבנות Work Flow ייעודי לכל נוהל. המערכת מאפשרת בניית כמות בלתי מוגבלת של Work Flows ייעודיים. בהמשך ניתן לשייך נהלים רבים ל- Work Flow אחד קיים.

2. מנגנון הרשאות מתקדם


המערכת מנהלת מנגנון הרשאות על-מנת להפריד בין המשתמשים השונים ברמת הפעולות המותרת לביצוע. כך ניתן למשל להגדיר משתמשים ייעודיים להם מותר לאשר נהלים, להגדיר למי תהייה הרשאה לערוך נהלים ולמי תהייה הרשאה רק לצפות בנהלים ועוד מגוון רחב של הרשאות.

יש לציין כי מנגנון זה מאפשר גם לחסום למשתמשים או קבוצות משתמשים את היכולת לצפייה/עריכה של נהלים. כך נהלים המכילים מידע סודי, לא יועברו למשתמשים אשר אינם מורשים.

3. ניהול גרסאות


במערכת ניהול נהלים FRESH מידע אינו הולך לאיבוד.

בכל פעם בו נוהל מועבר לעדכון, המערכת מקדמת את מספר גרסת הנוהל. בכל גרסה נשמרים תוכן הנוהל וכן כל ההערות של המשתמשים לאותה הגרסה.

ניתן בקלות לחזור אחורנית ולהציג את הגרסאות הקדמות.

פונקציה מיוחדת זו, מאפשרת לשחזר ולתחקר החלטות אשר גרמו לשינויים בתהליכים ובנהלים.
 
4. ניהול הערות לנוהל

 

משתמשים בעלי הרשאה יוכלו להוסיף הערות להתייחסות ולטיפול. ההערות מוצגות באופן היררכי האזור ייעודי להערות, כך ההערה הראשונה מופיעה בראש עץ ההערות וכל שאר התגובות יוצגו ברמה הבאה בהיררכית העץ.

מבנה ההיררכי מאפשר מעקב קל אחרי ההערות והתגובות וכן תצוגה ידידותית למשתמש.
כל ההערות והתגובות נשמרות ברמת הגרסה.

המערכת מאפשרת להוסיף הערות בשני אופנים:

  • הערות ייעודיות לתוכן: ניתן לקשר הערות ישירות לטקסט בנוהל, על-ידי סימון הטקסט ולחיצה על לחצן "הוסף הערה".
  • הערות כלליות: הוספת הערות ללא קשר לטקסט ספציפי.

מנגנון ניהול הערות מאפשר לשאול שאלות, גם כאשר הנוהל כבר פורסם בארגון. השאלות יועברו לאחרי הנוהל והתשובות יוצגו לכל.

5. מנגנון חיפוש מתקדם


החיפוש מתבצע בשלושה דרכים:

  • חיפש מלל חופשי: הנהלים בהם יופיעו מילות החיפוש יופיעו תוך הדגשת מילות החיפוש.
  • חיפוש מורחב: חיפוש על-פי פרמטרים נבחרים, כגון: סוג נוהל, סטאטוס, מחלקה וכדומה.
  • חיפוש היררכי בעץ הנהלים.

6. מחיקה לוגית


ככלל המערכת לא מאפשרת למשתמשים לבצע מחיקת מידע פיזית מבסיס הנתונים. כל מחיקת נתון הינה לוגית בלבד, כך שהמידע המחוק יוסתר מהמשתמשים.

המערכת מאפשרת להציג מידע מחוק, רק כאשר משתמש יבקש באופן יזום להציג מידע מחוק.
הדבר מאפשר ביצוע תחקור, שחזור מידע מחוק ומניעת מחיקת מידע לצורך חבלה.

אם זאת למנהל המערכת בלבד, קיימת אפשרות בלעדית למחיקה פיזית של מידע לפי הצורך.

7. מנגנון התראות

 

המערכת מאפשרת שתי סוגי התראות:

  • התראה באמצעות שליחת הודעה לדואר אלקטרוני של משתמש.
  • הצגת רשימת משימות לטיפול המשתמש, אשר מופיעות בעת הכניסה למערכת.

8. תמיכה בריבוי שפות


מערכת ניהול נהלים FRESH תומכת בריבוי שפות כולל תמיכה לכתיבה מימין לשמאל ומשמאל לימין.


בגרסה הנוכחית המערכת מסופקת בתמיכה מלאה בעברית ובאנגלית. למנהל המערכת ניתנת אפשרות להוספת שפות נוספות ללא צורך בשרותי פיתוח נוספים.


9. תבנית אחידה

 

תבנית הנוהל הינה פורמט בו נכתב הנוהל ומגדירה: גודל גופן, סגנון וצורה עבור כותרת ראשית, תת-כותרת ושאר הטקסטים בנוהל.

 
במערכת ניהול נהלים המשתמש אשר כותב את המסמכים לא יכול לשנות את פורמט הנוהל אלא רק להזרים את התוכן.


במערכת שתי תבניות בסיס: אחת בעברית ואחת באנגלית. תבניות נוספות ניתן לייצר ולהגדיר בסיוע אנשי הפיתוח של חברת יעד ניהול.


10. תמיכה בסטאטוסים שונים לנהלים


כל שלב בחיי הנוהל מלווה בסטאטוס ייחודי המאפשר מעקב ובקרה. לא כל שלב/סטאטוס רלוונטי לכל נוהל.

 
השלבים בחיי הנוהל נקבעים בעת יצירת Work Flow של הנוהל.


11. מנגנון הפצה ופרסום נוהל


הפצת נוהל מאפשרת למשתמשים המורשים לצפות בנוהל החדש או המעודכן.
בעת פעולת ההפצה קיימת אפשרות לבצע אוטומטית את הפעולות הבאות:

  • שליחת התראות למשתמשים: ההתראות יועברו לכל מי שמורשה לצפות בנוהל או רק למשתמשים נבחרים. ההתראות יועברו בדואר אלקטרוני ו/או דרך מנגנון המשימות במערכת.
  • בקשה לאישור קריאה של הנוהל: לכל מי שמורשה לצפות בנוהל או רק משתמשים נבחרים, יקבלו משימה חדשה לאשר קריאת הנוהל. ניתן באמצעות דוח לבצע מעקב מי אישר/לא אישר קריאה.

12. ניהול משתמשים וקבוצות משתמשים


ניהול משתמשים מאפשר יצירת הרשאות ייעודיות לכל משתמש במערכת וכן לנהל מעקב פעילות המשתמש בתהליכי העבודה. ההרשאות במערכת ניתנות בשתי רמות:

  • הרשאות ברמת קבוצתית: ניתן להקים הרשאות לקבוצה. כל משתמש משויך לקבוצת הרשאות ומקבל כבררת מחדל אוטומטית, את ההרשאות כפי שהוגדרו לקבוצה.
  • הרשאות ברמת משתמש: לכל משתמש ניתן לקבוע הרשאות ייעודיות.

במערכת מנגנוני הקמה, עדכון ומחיקת משתמשים וכן מנגנון חיפש משתמשים.

13. דוחות

 

במערכת מגוון רחב של דוחות המציגים נתונים סטטיסטיים שונים. הכניסה לתצוגת דוחות הינה רק למשתמשים בעלי הרשאה מתאימה.

המערכת מאפשרת שמירת דוחות בפורמט אקסל או PDF וכן אופציה לשליחת הדוח בדואר אלקטרוני.

14. הדפסת נהלים

 

המערכת מאפשרת בפקודת הדפסה אחת להדפיס נוהל בודד או קבוצת נהלים. הדפסת קבוצת הנהלים מתאפשרת על-ידי בחירת הקבוצה בעץ הנהלים – כל הנהלים המופיעים תחת קבוצה זו יודפסו.

15. התאמת המערכת לצרכי הארגון


המערכת ניתנת להתאמה לצרכי כל ארגון. ניתן להיעזר בבית התוכנה לפתח ולהתאים את המערכת לצורכי הארגון.


16. תמיכה


למערכת ניהול נהלים FRESH, צוות מיוחד של אנשי פיתוח ומהנדסי תעשייה וניהול אשר ממתינים לתת מענה מהיר ויעיל. שרות התמיכה בשנה הראשונה הינו חינם, החל מהשנה השנייה השרות ניתן בעלות נוספת.

 


ליעד ניהול צוות של מהנדסי תעשיה וניהול המתמחים ביישום פרויקטים לכתיבת נהלים בארגונים קטנים, בינוניים וגדולים. ניתן להיעזר בנו לכתיבת נהלים חדשים וכן שדרוג ותחזוקה של נהלים קיימים.



לייעוץ ראשוני חינם ולהצגת המערכת התקשרו: 077-5490026


רן פרייז נייד. 050-7494059