בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

הטמעת נהלים

 

מערכת נהלים 

כתב רן פרייז - אפריל 2016

 

נהלים בארגון הינם כלי ניהולי ותפעולי בעל ערך עליון. ככל שהארגון גדול יותר ובוודאי כאשר יש לארגון סניפים או שלוחות מרוחקות, החשיבות של ספר נהלים איכותי עולה ולעיתים אף קריטית ליציבות הארגון.


ספר הנהלים כולל סט של הנחיות והוראות המתקבלות על-ידי הנהלת הארגון ומיועד מהעביר מסרים והנחיות לעובדי הארגון כיצד אליהם לפעול ולהתנהג במסגרת עבודתם בארגון. בנוסף ספר נהלים משמר את הידע הארגוני.

הטמעת נהלים גרועה עלולה להשפיע על פעילות של עובדים אשר אינה תואמת את ההנחיות המופיעות בנהלים, עלולה לפגוע בתוצרת הארגון, לפגוע בתדמית הארגון, לגרום לאיבוד לקוחות, לסכן את בטיחות של עובדים ולבזבז משאבים יקרים.


תהליך הכנת ספר נהלים ארגוני כולל שלושה שלבים מרכזיים:

 

  • כתיבת הנהלים
  • הטמעת הנהלים בארגון
  • תחזוקה ועדכון נהלים

הצלחת הטמעת נהלים תלויה בראש ובראשונה על ביצוע מקצועי ואיכותי של כתיבת הנהלים. לא ניתן לבצע הטמעה לנהלים אשר נכתבו באופן מסורבל ולא לא מובן.

 
לחברת יעד ניהול מאמרים רבים בעניין כתיבת הנהלים והטמעת נהלים (בסוף המאמר הוספנו מספר לינקים למאמרים בתחום כתיבת נהלים). במאמר נקדיש את מרכז תשומת הלב לשלב הטמעת הנהלים בארגון.


עיקרון ראשון - זמינות


נהלים הכתובים באופן המקצועי ביותר, מאבדים את ערכם אם העובדים והמנהלים בארגון אינם מודעים להם, לתוכנם או שהגישה אליהם קשה או מסורבלת.


הנהלים צריכים להיות זמינים לשני משתמשים מרכזיים:

 

  • עובדים/מנהלים אשר להם הנהלים מיועדים. למשתמשים אלו הנהלים נדרשים להיות בהישג – יד, איתור כל נוהל המבוקש צריך להיות מידי ופשוט, הנוהל המתקבל צריך להיות מוצג באופן מהיר וברור, פעולת סיום השימוש בנוהל צריכה להיות פשוטה וקצרה.
  • מעדכן הנהלים: למשתמש זה נדרשת יכולת להגדיר הרשאות לתצוגה, יכולת לייצר שיטת מיון/סינון טובה, זמינות מידית ומהירה לתת מענה לכל הוספה, עדכון, מחיקה של נוהל.

יעד ניהול זיהתה את הצורך הזמינות נהלים אצל לקוחותיה ופיתחה לצורך כך את המערכת לתצוגת נהלים. ניתן לקבל פרטים נוספים על המערכת בקישור להלן >>>מערכת נהלים<<<


העיקרון השני - אחריות ברורה לכל נוהל

לכל נוהל יש להגדיר אחראי נוהל. אחראי הנוהל הינו הפונקציה ניהולית הממונה מטעם הארגון על התהליכים הכתובים בנוהל. אחראי הנהלים יכתוב ויעדכן אם וכאשר צריך את המפורט בנוהל.


בדרך כלל מנהלים אינם פנויים למלאכת הכתיבה והעדכון של נהלים והם ממנים לצורך טיפול בנהלים, את אחד העובדים בעל הכישורים המתאימים. אולם אין להתבלבל, האחריות על הנוהל חייבת להיות ברורה.
אחראי נהלים נדרש להכיר היטב את התהליכים המפורטים בנהלים ויכול לספק מענה הולם וזמין לכל עניין הקשור בנוהל.


אחראי הנהלים יפיץ את הנהלים החדשים והעדכונים לגבי הנהלים לכל העובדים/מנהלים בעלי העניין. כמו כן אחראי הנהלים מופקד על שמירת הנהלים והעדכונים.



העיקרון השלישי - הדרכה


יש להקים מערכת הדרכה לנהלים הכולל מערכי הדרכה ומבחני בקיאות. ההדרכה לריענון הידע ועדכון שינויים תתקיים אחת לתקופה (מומלץ כל 6 חודשים לנהלים מרכזיים ואחת לשנה לנהלים כללים).


העיקרון הרביעי – בקרה ומשמעת

על כל מנהל להפעיל את כישורי הניהול שלו, כדי לוודא כי העובדים תחת ניהולו פועלים בהתאם לנהלים. לנהלים קריטיים יש להקים מנגנוני בקרה ואמצעי אכיפה המפקחים על ביצוע ראוי של הנדרש בנהלים.

העיקרון החמישי – עדכניות

על כל אחראי נוהל לוודא אחת לתקופה כי הנהלים עליהם הוא אחראי עדכניים. אם חלים שינויים בתהליכים המפורטים בנהלים יש לוודא כי העדכון יבוצע בזמן אמת.

אני תקווה שעזרתי – אשמח לסייע מקצועית לכל ארגון המבקש לכתוב נהלים או להטמיע נהלים.


מאמרים נוספים בנושא נהלים




תגובות גולשים:
שם
 *
כותרת
 *
תוכן

רן פרייז נייד. 050-7494059