צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות

"האטה", "חוסר ודאות", "מיתון", הנם מושגים אשר נשמעים באופן גובר והולך בעיתונות, בטלוויזיה ובחדרי ישיבות, כמעט כל ארגון וחברה. האווירה במשק הישראלי והעולמי גורמת לעלייה חדה בתחושות של בעלי העסקים, כי יש לבצע פעילות להפחתת העלויות. אולם, לא פעם אנו עדים למקרים בהם ארגונים מבצעים פעילות לחיסכון ולהתייעלות ללא תמיכה מקצועית, תוך כדי "שליפה מהמותן" של פתרונות ללא התחשבות וראיה מערכתית כוללת של הגורמים בארגון והגורמים מחוץ לארגון. התוצאה, הנה תהליכי התייעלות לא מתוכננים כראוי, אשר גורמים לעתים קרובות לנזק יותר מאשר לתועלת.

הצמיחה הכלכלית החלה בשנת 2003 ונמשכה עד אשר הופיעו הניצנים הראשונים של ההאטה במהלך שנת 2007. לראיה, מדדי הבורסה השיגו שיאים חדשים ועלו בעשרות אחוזים, ההכנסות והרווחים של חלק גדול מהעסקים עלו פלאים. אולם, אווירת הצמיחה במשק יצרה תחושת שאננות והורדת המיקוד והבקרה על ההוצאות ועל יעילות התהליכים.

בשנה האחרונה אנו עדים להתמוטטויות של תאגידים פיננסים, משברים עולמיים, פשיטות רגל, פרוק מונופולים וסגירת שווקים. סביבת עבודה הפכה תחרותית יותר, דינמית ומורכבת. בארגונים רבים יש פעילויות המוגדרות: "הישרדות", "התייעלות", "הקטנת תשומות", "פיטורין", "הקפאת תקציבים" וכדומה. בארגונים ובעסקים רבים ניכרים אותות מצוקה, מהולים בפתרונות שונים ומשונים להקטנת תשומות ועלויות. אין ספק, כי הצורך בהתייעלות ובחיסכון בתקופה זו חשוב מבעבר.

זה בהחלט טבעי, כי לאחר תקופת צמיחה ניתן לאתר תהליכים ומוקדים של בזבוז יתר. היכולת לייעל ולשפר תהליכים בארגון גבוהה כיום ויכולה להניב חיסכון רב. אך חשוב לבצע את המהלך באופן מקצועי ומקיף. הפעילות צריכה לכלול ו/או להתחשב בכל הפונקציות בארגון והסיכונים אשר עלולים לאיים על הארגון מפנים ומבחוץ.

קיימות מספר שיטות לחיסכון כולל בארגון, להלן שתי שיטות מקובלות

• קיצוץ אחיד בכל היחידות בארגון (פעמים רבות אנו עדים לתהליך זה כאשר שומעים על קיצוץ בתקציבי המדינה – מקצצים באופן אחיד וגורף בכל המשרדים). לשיטה זו חסרון מהותי היות והיא אינה מנסה לאתר את מוקדי בזבוב. אין "צל"ש" ליחידות יעילות ואין "הרמת דגל" ליחידות בזבזניות. ביחידות הבזבזניות הקיצוץ כמעט אינו מורגש ואילו ביחידות היעילות, הקיצוץ עלול לפגוע בפעילות מהותית אשר עלולה לפגוע בארגון כולו.
• קיצוץ בסעיפי תקציב גבוהים: איתור סעיף תקציבי גבוה לדוגמה "סעיף עלות השכר" ואיתור פתרונות להקטנתו. למשל פטורי עובדים, קיצוץ בשכר, הוצאת עובדים לפנסיה מוקדמת, קיצוץ בבונוסים, הפסקת האפשרות לשעות נוספות, קיצוץ ואיחוד משרות ופתרונות יצירתיים נוספים. גם פתרון זה אינו בהכרח נותן מענה לבעיה, היות והארגון לא בחן לעומק את התהליכים ולא איתר את מוקדי הבזבוז.

מה השיטה המיטבית לחיסכון כולל בארגון?

מתודולוגית העבודה המומלצת על-ידי יעד ניהול (חברת ייעוץ ארגוני בתחום שיפור שיטות תהליכים ארגוניים), מבוססת על לימוד תהליכי הארגון, מיפוי נקודות התורפה ומתן המלצות לפתרונות ממוקדי-בעיות. הפתרונות יכולים להיות בתחום הטכנולוגיה, שיפור שיטות תהליכי העבודה בארגון, או פתרונות יצירתיים מתחומים אחרים.

כל פתרון צריך לפתור בעיה ייעודית ובמקביל לחיות בהרמוניה המאצילה את רוח החיסכון וההתייעלות על כל התחומים האחרים בארגון.

לכל פתרון, יש להציג ביחס למצב הקיים את היתרונות והחסרונות, העלויות ליישום, החיסכון הצפוי, הסיכונים לארגון, משך היישום.

סיכום

פתרון של בעיות ממוקדות, יכול להבטיח השגת תוצאות מיטביות והעלאת הארגון, על הדרך הנכונה לחיסכון והתייעלות החל מהטווח מיידי (Quick Win) ועד לטווח הארוך.